Die kurze Antwort: Wenn eine HZS-Kontrolle bevorsteht und die Brandschutzdokumentation fehlt, prüfen Sie zunächst den Gegenstand der Kontrolle, Ihre tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten und deren Brandgefährdungskategorie. Welche Dokumente Sie gemäß § 27 der vyhláška č. 246/2001 Sb. tatsächlich benötigen, sollte eine osoba odborně způsobilá v požární ochraně oder ein technik požární ochrany beurteilen. Unterschreiben Sie keine Aufzeichnungen mit rückdatiertem Datum und verlassen Sie sich nicht auf eine allgemeine Vorlage.
Beginnen Sie nicht mit einem Ordner voller heruntergeladener Vorlagen
Wenn eine Kontrolle angekündigt wird und die Dokumentation fehlt, liegt eine schnelle Lösung nahe: Brandschutzordnung, Alarmrichtlinien und Evakuierungsplan herunterladen, den Firmennamen eintragen und alles ausdrucken. Die kontrollierende Person prüft jedoch nicht nur, ob die Dokumente vorhanden sind. Sie gleicht sie mit der tatsächlichen Nutzung des Gebäudes und dem realen Betriebsablauf ab.
Ein universelles Paket für alle Unternehmen gibt es nicht. Ein Büro mit zehn Computern, ein Palettenlager mit Kartonverpackungen, eine Servicewerkstatt mit Lötstationen und ein Raum, in dem über Nacht Akkus von Elektrowerkzeugen oder E-Scootern geladen werden, weisen unterschiedliche Risiken auf. Entscheidend ist, was in der Betriebsstätte tatsächlich geschieht, nicht die im Handelsregister eingetragene Branche.
Maßgeblich sind zwei grundlegende Vorschriften: zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně und die dazugehörige Durchführungsverordnung vyhláška č. 246/2001 Sb., o požární prevenci. Den Ablauf der Kontrolle regelt der kontrolní řád, zákon č. 255/2012 Sb.
1. Ermitteln Sie den genauen Gegenstand der Kontrolle
Achten Sie in der Kontrollankündigung oder in der Beauftragung der kontrollierenden Person auf folgende Angaben:
- das kontrollierte Unternehmen und die konkrete Betriebsstätte,
- die Gebäude oder Gebäudeteile, auf die sich die Kontrolle bezieht,
- die Bereiche und Vorschriften, deren Einhaltung geprüft werden soll,
- die von HZS angeforderten Dokumente und den Kontrolltermin,
- die Art der Kontrolle: umfassende Kontrolle, thematische Kontrolle oder Kontrollnachschau.
Bei einer umfassenden Kontrolle wird die Erfüllung der Pflichten in ihrer gesamten Breite geprüft. Eine thematische Kontrolle konzentriert sich auf einen bestimmten Bereich, beispielsweise Fluchtwege oder Schulungen. Eine Kontrollnachschau überprüft, ob Sie die bei einer früheren Kontrolle festgestellten Mängel beseitigt haben.
Ist der Gegenstand der Kontrolle unklar, bitten Sie die Kontaktperson bei HZS um eine Präzisierung. Erwarten Sie jedoch nicht, dass Ihnen die kontrollierende Person erklärt, welche Dokumente Sie nachträglich erstellen sollen. Für die korrekte Bestimmung der Pflichten ist der Betreiber verantwortlich. Bestehen Zweifel, ob und in welchem Umfang die Dokumentation erstellt oder geführt werden muss, entscheidet darüber gemäß § 40 odst. 10 der vyhláška č. 246/2001 Sb. der orgán státního požárního dozoru. Dabei handelt es sich jedoch um eine eigenständige Entscheidung und nicht um eine Beratung während der Kontrolle.
Ein Dokument, das Sie bei der Kontrolle nicht vorlegen, kann als Mangel erfasst werden. Je nach den Umständen kann Ihnen die kontrollierende Person gestatten, es nachzureichen; einen Anspruch darauf haben Sie jedoch nicht. Eine spätere Ergänzung ändert außerdem nichts an dem Zustand, der am Tag der Kontrolle bestand. Sind Sie mit einer Kontrollfeststellung nicht einverstanden? Einwände gegen eine im Kontrollprotokoll aufgeführte Feststellung können Sie gemäß § 13 odst. 1 des zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), innerhalb von 15 Tagen nach Zustellung des Protokolls einreichen, sofern darin keine längere Frist festgelegt ist.
2. Lassen Sie die Brandgefährdungskategorie fachlich bestimmen
Der zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně (§ 4), unterscheidet drei Kategorien von Tätigkeiten:
- ohne erhöhte Brandgefährdung,
- mit erhöhter Brandgefährdung,
- mit hoher Brandgefährdung.
Die Kategorie wird nicht mit einem einzigen Begriff für das gesamte Unternehmen festgelegt. Ein Unternehmen kann über ein Büro, ein Lager und eine Werkstatt verfügen, die jeweils in eine andere Kategorie fallen. Entscheidend sind beispielsweise Art und Menge der gelagerten brennbaren Stoffe, deren Lagerung, Arbeiten mit offenem Feuer, die Anzahl der Personen, die Geschosszahl des Gebäudes und die Einsatzbedingungen für die Feuerwehr.
Die erforderlichen Unterlagen können Sie selbst vorbereiten. Die eigentliche Einstufung und die daraus folgende Dokumentation sollte jedoch eine osoba odborně způsobilá v požární ochraně (OZO, fachlich befähigte Person für Brandschutz) oder ein technik požární ochrany beurteilen. Bei Tätigkeiten mit hoher Brandgefährdung erstellt die fachlich befähigte Person die posouzení požárního nebezpečí. Gemäß § 6a des zákon č. 133/1985 Sb. ist diese in zweifacher Ausfertigung dem orgán státního požárního dozoru zur Genehmigung vorzulegen. Eine solche Tätigkeit darf nur ausgeübt werden, wenn der orgán státního požárního dozoru die Beurteilung genehmigt hat.
Seien Sie vorsichtig, wenn eine alte Einstufung lediglich „administrative Tätigkeit“ beschreibt, inzwischen aber ein Lager, ein Servicearbeitsplatz oder eine Ladestelle für Akkus hinzugekommen ist oder sich die Nutzung eines Gebäudeteils geändert hat. Dann entspricht das Dokument nicht mehr dem Betrieb, was bei einer Kontrolle leicht auffällt.
3. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme und datieren Sie nichts zurück
Tragen Sie alle vorhandenen Unterlagen zusammen, auch wenn sie unvollständig oder veraltet sind:
- die Brandschutzdokumentation und das Brandschutzbuch,
- das požárně bezpečnostní řešení stavby (PBŘ, brandschutztechnische Gebäudekonzeption),
- die kolaudační rozhodnutí und aktuellen Grundrisse,
- den Mietvertrag und die Aufteilung der Pflichten zwischen Ihnen und dem Vermieter,
- Nachweise über Mitarbeiterschulungen und fachliche Unterweisungen,
- Aufzeichnungen zu vorbeugenden Brandschutzkontrollen,
- Nachweise über Kontrollen von Feuerlöschern, Hydranten und brandschutztechnischen Einrichtungen,
- Revisionsberichte, Herstelleranleitungen und Sicherheitsdatenblätter der gelagerten Stoffe,
- eine Übersicht über Änderungen an Räumen, Technologien und verantwortlichen Personen.
Prüfen Sie bei gemieteten Räumen anhand des Mietvertrags, wofür der Vermieter zuständig ist, beispielsweise für Hydranten, Brandschutztüren oder die elektrische Brandmeldeanlage in Gemeinschaftsbereichen, und welche Pflichten Sie als Mieter erfüllen müssen.
Ergänzen Sie fehlende Schulungen oder Kontrollen nicht durch eine Unterschrift mit einem früheren Datum. Führen Sie sie zum nächstmöglichen tatsächlichen Termin durch und geben Sie das korrekte Datum an. Eine nachträglich erstellte, rückdatierte Aufzeichnung ist problematischer als ein offen eingeräumter Mangel mit einem Maßnahmenplan.
4. Dokumentationsmatrix gemäß § 27 der vyhláška o požární prevenci
§ 27 der vyhláška č. 246/2001 Sb. führt die Arten der Brandschutzdokumentation auf. Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen sämtliche Dokumente besitzen muss. Viele davon sind nur bei einer bestimmten Tätigkeitskategorie oder unter konkreten Umständen vorgeschrieben, etwa der řád ohlašovny požárů nur dort, wo eine ohlašovna požárů eingerichtet wurde. Bei Tätigkeiten ohne erhöhte Brandgefährdung ist der Umfang der vorgeschriebenen Dokumentation wesentlich geringer.
Markieren Sie in jeder Zeile einen Status. Stellt eine Fachperson fest, dass ein Dokument für Sie nicht erforderlich ist, tragen Sie „nicht zutreffend“ zusammen mit der Begründung ein.
| Art der Dokumentation | Was zu prüfen ist | Vorhanden und gültig | Veraltet | Fehlt | Zur fachlichen Beurteilung vorlegen |
|---|---|---|---|---|---|
| Einstufung in eine Tätigkeitskategorie | Tätigkeit, Ort und maßgebliche Bedingungen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Posouzení požárního nebezpečí | nur bei hoher Brandgefährdung; ausschließlich durch eine OZO zu erstellen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Festlegung der Brandschutzorganisation | Zuständigkeiten, Kontrollen, Betrieb außerhalb der Arbeitszeit | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Brandschutzordnung | Regeln für konkrete Risikobereiche | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Brandalarmrichtlinien | Brandmeldung, Alarmauslösung, aktuelle Kontaktdaten | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Evakuierungsplan | Personen, Wege, Sammelplatz, Leitung der Evakuierung | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Dokumentation der Brandbekämpfung | Einsatzplan oder Einsatzkarte, sofern vorgeschrieben | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Řád ohlašovny požárů | nur wenn eine ohlašovna požárů eingerichtet wurde | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Themenplan und Schulungsplan | Inhalte entsprechend den Tätigkeiten und Arbeitspositionen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Nachweise über Schulungen und fachliche Unterweisungen | Teilnahme, Inhalte, Wissensüberprüfung, Berechtigung der schulenden Person | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Brandschutzbuch | Kontrollen, Mängel, Brände, Schulungen und Änderungen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Dokumentace jednotky PO podniku | nur wenn eine jednotka PO podniku eingerichtet wurde | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Zugehörige Unterlagen | PBŘ, Sicherheitsdatenblätter, Anleitungen, Revisionen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
Das Problem muss nicht allein darin bestehen, dass etwas fehlt. Als Fehler gilt auch ein teures Dokumentenpaket, das mit Ihrem Betrieb nichts zu tun hat und nach dem niemand handelt.
5. Vergleichen Sie die Dokumente mit dem tatsächlichen Betrieb
Es genügt nicht, bei der Kontrolle nur Unterschriften und Daten durchzugehen. Begehen Sie die Betriebsstätte mit der Dokumentation in der Hand und prüfen Sie:
- ob die Räume demselben Zweck dienen wie im PBŘ und in den kolaudační podklady,
- ob die eingezeichneten Fluchtwege dem tatsächlichen Grundriss entsprechen und nicht durch Kartons oder Paletten versperrt sind,
- ob Feuerlöscher, Hydranten, Hauptabsperreinrichtungen und Notausgänge frei zugänglich sind,
- ob Brandschutztüren nicht verkeilt oder anderweitig in geöffneter Stellung fixiert sind,
- ob die Platzierung von Technologien und brandschutztechnischen Einrichtungen mit den Plänen übereinstimmt,
- ob sich die gelagerten Materialien, deren Mengen oder die Art ihrer Lagerung geändert haben,
- ob Namen, Funktionen und Telefonnummern in den Brandalarmrichtlinien aktuell sind.
Ein neuer Grundriss, der in ein altes Dokument eingeklebt wurde, reicht nicht aus, wenn die Änderung nicht fachlich beurteilt worden ist. Verkeilte Brandschutztüren und versperrte Fluchtwege können Sie dagegen noch heute in Ordnung bringen, ohne dafür eine Fachperson zu benötigen.
6. Belegen Sie Schulungen, Kontrollen und vorgenommene Änderungen
Eine bloße Anwesenheitsliste muss eine ordnungsgemäße Schulung noch nicht belegen. Der Nachweis sollte sich auf den Themenplan beziehen und Datum, Inhalt, Dauer, Teilnehmende, Art der Wissensüberprüfung und die Person nennen, die die Schulung durchgeführt hat.
Ordnen Sie jeden Kontroll- und Wartungsnachweis einem konkreten Gerät und Standort zu. Eine Rechnung mit dem Vermerk „Brandschutzkontrolle“ reicht nicht aus. Aus dem Nachweis muss hervorgehen, was kontrolliert wurde, mit welchem Ergebnis, welche Mängel festgestellt wurden und ob sie behoben worden sind.
Die in § 27 odst. 1 písm. a) bis i) der vyhláška č. 246/2001 Sb. aufgeführte Brandschutzdokumentation wird gemäß § 40 odst. 4 derselben vyhláška im Rahmen vorbeugender Brandschutzkontrollen überprüft, und zwar mindestens einmal jährlich sowie nach jedem Brand oder nach jeder vorgenommenen Änderung, die sich auf ihren Inhalt ausgewirkt hat. Zur Kontrolle gehört eine Aufzeichnung ihres Ergebnisses. Ein fünf Jahre altes Dokument ohne Nachweis jährlicher Kontrollen stellt daher auch dann einen Mangel dar, wenn sein Inhalt noch zutrifft.
Revisionen elektrischer Anlagen und Geräte sind eine eigenständige Pflicht mit eigenen Fristen. Wann und in welchem Umfang sie erforderlich sind, zeigt die Übersicht der Prüffristen für Elektrogeräte.
7. Was Sie selbst vorbereiten können und was Fachleuten vorbehalten ist
Sie können Verträge, Projektunterlagen, Verzeichnisse der Arbeitsplätze, Anlagen, Beschäftigten und gelagerten Stoffe sowie Nachweise über die letzten Schulungen und Kontrollen selbst zusammentragen. Ebenso können Sie offensichtliche betriebliche Mängel selbst beseitigen: Räumen Sie den Fluchtweg frei, machen Sie den Feuerlöscher zugänglich und hören Sie auf, Brandschutztüren zu verkeilen.
Eine OZO oder ein technik požární ochrany beurteilt die Einstufung der Tätigkeiten, bestimmt den tatsächlichen Umfang der vorgeschriebenen Dokumentation, erstellt oder aktualisiert diese und prüft, ob sie mit dem Betrieb übereinstimmt. Bei Tätigkeiten mit hoher Brandgefährdung sind bestimmte Aufgaben ausschließlich einer osoba odborně způsobilá vorbehalten.
Ein gutes Angebot erkennen Sie daran, dass es die Erstprüfung, die Erstellung der Dokumentation, die Beseitigung technischer Mängel und die anschließenden regelmäßigen Kontrollen voneinander trennt. Die fertige Dokumentation sollte konkrete Betriebsstätten, Tätigkeiten, verantwortliche Personen, Versionen und die Gründe benennen, aus denen das jeweilige Dokument erforderlich ist. Ohne eine Besichtigung vor Ort oder genaue Betriebsunterlagen kann niemand seriös Umfang, Termin oder Ergebnis der Kontrolle zusichern.
Brandschutz ist ein anderer Kontrollbereich als Arbeitsschutz. Nutzen Sie für die damit verbundenen Pflichten die Checkliste zur Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat und die Übersicht BOZP für Büros und IT-Unternehmen. Die BOZP-Dokumentation ersetzt jedoch nicht die Brandschutzdokumentation – und umgekehrt.
Häufig gestellte Fragen
Benötigt ein kleines Unternehmen alle Dokumente aus § 27?
Nein. Der Umfang hängt von den ausgeübten Tätigkeiten, deren Brandgefährdungskategorie, dem Gebäude und den Betriebsbedingungen ab. Einige Dokumente sind nur unter bestimmten Umständen vorgeschrieben.
Was passiert, wenn ich die Dokumentation bei der Kontrolle nicht vorlege?
HZS kann die Nichtvorlage als Mangel bewerten. Die kontrollierende Person kann Ihnen gestatten, die Dokumentation nachzureichen, ist dazu aber nicht verpflichtet. Gegen eine Kontrollfeststellung im Kontrollprotokoll können Sie innerhalb von 15 Tagen nach dessen Zustellung Einwände erheben, sofern das Protokoll keine längere Frist vorsieht (§ 13 odst. 1 des kontrolní řád).
Reicht eine heruntergeladene Vorlage für eine Brandschutzordnung aus?
Nein, wenn die Vorlage nicht Ihren konkreten Tätigkeiten, Räumen, verantwortlichen Personen und Risiken entspricht. Als Arbeitsgrundlage kann eine Vorlage nützlich sein, eine fachliche Beurteilung ersetzt sie jedoch nicht.
Kann ich die fehlende Dokumentation selbst erstellen?
Betriebliche Unterlagen, Aufzeichnungen und Anlagenverzeichnisse können Sie selbst vorbereiten. Die Brandschutzdokumentation gemäß § 27 wird jedoch in der Regel von einer osoba odborně způsobilá v požární ochraně oder einem technik požární ochrany erstellt. Für Tätigkeiten mit hoher Brandgefährdung gelten strengere Anforderungen.
Wann muss die Dokumentation aktualisiert werden?
Dokumente gemäß § 27 odst. 1 písm. a) bis i) der vyhláška č. 246/2001 Sb. werden mindestens einmal jährlich, nach jedem Brand und nach jeder Änderung überprüft, die ihren Inhalt beeinflusst. Dazu zählen beispielsweise ein neuer Grundriss, neue Technologien, andere gelagerte Stoffe, neue verantwortliche Personen oder eine veränderte Gebäudenutzung.
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