Odpověď hned: Pokud se blíží kontrola HZS a dokumentace požární ochrany chybí, nejdřív si ověřte předmět kontroly, činnosti, které skutečně provozujete, a jejich kategorii požárního nebezpečí. O tom, které dokumenty podle § 27 vyhlášky č. 246/2001 Sb. opravdu potřebujete, má rozhodnout osoba odborně způsobilá v požární ochraně nebo technik požární ochrany. Žádný záznam nepodepisujte se zpětným datem a nespoléhejte na univerzální vzor.
Nezačínejte šanonem stažených vzorů
Když se ohlásí kontrola a dokumentace chybí, nabízí se rychlé řešení: stáhnout požární řád, poplachové směrnice a evakuační plán, vyplnit název firmy a vytisknout je. Kontrolující ale nekontroluje jen to, zda dokumenty existují. Porovnává je se skutečným užíváním budovy a s provozem.
Univerzální balíček pro všechny firmy neexistuje. Kancelář s deseti počítači, sklad palet s kartonovými obaly, servisní dílna s pájecími stanicemi a místnost, kde se přes noc nabíjejí akumulátory elektrického nářadí nebo koloběžek, mají rozdílná rizika. Rozhoduje, co se v provozovně skutečně děje, nikoli obor zapsaný v obchodním rejstříku.
Základní předpisy jsou dva: zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, a jeho prováděcí vyhláška č. 246/2001 Sb., o požární prevenci. Průběh kontroly upravuje kontrolní řád, zákon č. 255/2012 Sb.
1. Zjistěte přesný předmět kontroly
V oznámení o kontrole nebo v pověření kontrolujícího hledejte:
- kontrolovaný subjekt a konkrétní provozovnu,
- objekty nebo části budovy, kterých se kontrola týká,
- oblasti a ustanovení předpisů, které má kontrola prověřit,
- dokumenty, které si HZS vyžádal, a termín kontroly,
- druh kontroly: komplexní, tematická, nebo kontrolní dohlídka.
Komplexní kontrola prověřuje plnění povinností v celé šíři. Tematická se zaměřuje na vybranou oblast, například na únikové cesty nebo školení. Kontrolní dohlídka ověřuje, zda jste odstranili nedostatky z předchozí kontroly.
Pokud je předmět kontroly nejasný, zeptejte se kontaktní osoby HZS na jeho upřesnění. Nečekejte ale, že vám kontrolující poradí, které dokumenty máte dodatečně vytvořit. Za správné určení povinností odpovídá provozovatel. Vznikne-li pochybnost, zda a v jakém rozsahu má být dokumentace zpracována nebo vedena, rozhoduje o tom podle § 40 odst. 10 vyhlášky č. 246/2001 Sb. orgán státního požárního dozoru — to je ale samostatné rozhodnutí, ne rada v průběhu kontroly.
Dokument, který při kontrole nepředložíte, se může stát zjištěným nedostatkem. Kontrolující vám podle okolností může umožnit ho doložit dodatečně, nárok na to ale nemáte. Pozdější doplnění navíc nemění stav, který jste měli v den kontroly. S kontrolním zjištěním nesouhlasíte? Námitky proti zjištění uvedenému v protokolu o kontrole můžete podle § 13 odst. 1 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), podat do 15 dnů ode dne doručení protokolu, není-li v protokolu stanovena lhůta delší.
2. Nechte odborně určit kategorii požárního nebezpečí
Zákon o požární ochraně (§ 4 zákona č. 133/1985 Sb.) rozlišuje tři kategorie činností:
- bez zvýšeného požárního nebezpečí,
- se zvýšeným požárním nebezpečím,
- s vysokým požárním nebezpečím.
Kategorie se neurčuje za celou firmu jedním slovem. Jedna společnost může mít kancelář, sklad a dílnu, z nichž každá patří jinam. Rozhodují například druh a množství skladovaných hořlavých látek, způsob jejich uložení, práce s otevřeným ohněm, počet osob, podlažnost budovy a podmínky pro zásah hasičů.
Podklady připravíte sami. Vlastní zařazení a navazující dokumentaci ale má posoudit osoba odborně způsobilá v požární ochraně (OZO) nebo technik požární ochrany. U činností s vysokým požárním nebezpečím zpracovává posouzení požárního nebezpečí odborně způsobilá osoba a podle § 6a zákona č. 133/1985 Sb. se předkládá ve dvou vyhotoveních orgánu státního požárního dozoru ke schválení. Takovou činnost lze provozovat za podmínky, že orgán státního požárního dozoru posouzení schválí.
Na pozoru buďte, pokud staré zařazení popisuje jen „administrativní činnost“, ale mezitím přibyl sklad, servisní pracoviště, nabíjecí místo pro akumulátory nebo se změnilo užívání části budovy. Dokument pak nesedí s provozem a kontrola to snadno odhalí.
3. Udělejte inventuru a nic zpětně nedatujte
Seberte všechno, co máte, i když je to neúplné nebo zastaralé:
- dokumentaci požární ochrany a požární knihu,
- požárně bezpečnostní řešení stavby (PBŘ),
- kolaudační rozhodnutí a aktuální půdorysy,
- nájemní smlouvu a rozdělení povinností s pronajímatelem,
- záznamy o školeních zaměstnanců a odborné přípravě,
- záznamy z preventivních požárních prohlídek,
- doklady o kontrolách hasicích přístrojů, hydrantů a požárně bezpečnostních zařízení,
- revizní zprávy, návody výrobců a bezpečnostní listy skladovaných látek,
- přehled změn prostor, technologií a odpovědných osob.
U pronajatých prostor si z nájemní smlouvy ověřte, co zajišťuje pronajímatel (například hydranty, požární dveře nebo elektrickou požární signalizaci ve společných prostorách) a co vy jako nájemce.
Chybějící školení ani kontrolu nedoplňujte podpisem se starším datem. Proveďte je v nejbližším reálném termínu a uveďte pravdivé datum. Zpětně vytvořený záznam je horší než otevřeně přiznaný nedostatek s plánem nápravy.
4. Matice dokumentace podle § 27 vyhlášky o požární prevenci
§ 27 vyhlášky č. 246/2001 Sb. vyjmenovává druhy dokumentace požární ochrany. Nejde o seznam, který musí mít každá firma celý. Řada dokumentů je povinná jen při určité kategorii činnosti nebo za konkrétních okolností, například řád ohlašovny požárů jen tam, kde je ohlašovna zřízena. U činností bez zvýšeného požárního nebezpečí je rozsah povinné dokumentace podstatně užší.
U každého řádku označte jeden stav. Pokud odborník určí, že se na vás dokument nevztahuje, zapište „nevztahuje se“ i s důvodem.
| Druh dokumentace | Co ověřit | Máme a platí | Neaktuální | Chybí | Předat k odbornému posouzení |
|---|---|---|---|---|---|
| Začlenění do kategorie činností | činnost, místo a rozhodné podmínky | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Posouzení požárního nebezpečí | jen u vysokého požárního nebezpečí; zpracovává výhradně OZO | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Stanovení organizace zabezpečení PO | odpovědnosti, kontroly, provoz mimo pracovní dobu | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Požární řád | pravidla pro konkrétní riziková pracoviště | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Požární poplachové směrnice | ohlášení požáru, vyhlášení poplachu, aktuální kontakty | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Požární evakuační plán | osoby, cesty, shromaždiště, řízení evakuace | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Dokumentace zdolávání požárů | operativní plán nebo karta, pokud jsou vyžadovány | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Řád ohlašovny požárů | jen pokud byla ohlašovna zřízena | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Tematický plán a rozvrh školení | obsah podle činností a pracovních pozic | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Záznamy o školení a odborné přípravě | účast, náplň, ověření znalostí, oprávnění školitele | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Požární kniha | prohlídky, závady, požáry, školení a změny | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Dokumentace jednotky PO podniku | jen pokud je jednotka zřízena | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Související podklady | PBŘ, bezpečnostní listy, návody, revize | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
Problém nemusí být jen v tom, že něco chybí. Za chybu považujte i drahý balík dokumentů, které se vašeho provozu netýkají a nikdo podle nich nepostupuje.
5. Porovnejte dokumenty se skutečným provozem
Kontrolou nestačí projít podpisy a data. Projděte provozovnu s dokumentací v ruce a ověřte:
- zda místnosti slouží stejnému účelu jako v PBŘ a kolaudačních podkladech,
- zda zakreslené únikové cesty odpovídají dispozici a nejsou zastavěné krabicemi nebo paletami,
- zda jsou volně přístupné hasicí přístroje, hydranty, hlavní uzávěry a nouzové východy,
- zda nejsou požární dveře zaklínované nebo jinak zajištěné v otevřené poloze,
- zda umístění technologií a požárně bezpečnostních zařízení odpovídá výkresům,
- zda se nezměnily skladované materiály, jejich množství nebo způsob uložení,
- zda jsou aktuální jména, funkce a telefonní čísla v poplachových směrnicích.
Nový půdorys vlepený do starého dokumentu nestačí, pokud změnu nikdo odborně neposoudil. Zaklínované požární dveře a zastavěnou únikovou cestu naopak můžete opravit ještě dnes a nepotřebujete k tomu odborníka.
6. Doložte školení, kontroly a provedené změny
Samotná prezenční listina řádné školení nemusí prokázat. Záznam má navazovat na tematický plán a uvádět datum, náplň, dobu trvání, účastníky, způsob ověření znalostí a osobu, která školení provedla.
Každý doklad o kontrole a údržbě přiřaďte ke konkrétnímu zařízení a místu. Faktura s textem „kontrola PO“ nestačí. Z dokladu musí být poznat, co bylo kontrolováno, s jakým výsledkem, jaké závady se našly a zda byly odstraněny.
Dokumentaci požární ochrany uvedenou v § 27 odst. 1 písm. a) až i) vyhlášky č. 246/2001 Sb. se podle § 40 odst. 4 téže vyhlášky kontroluje v rámci preventivních požárních prohlídek, a to nejméně jednou za rok nebo po každém požáru anebo po každé provedené změně, která měla vliv na její obsah. Součástí kontroly je záznam o jejím výsledku. Dokument s datem pět let starým a beze stopy ročních kontrol je tedy nedostatek, i když obsahově sedí.
Revize elektrických zařízení a spotřebičů jsou samostatná povinnost s vlastními lhůtami. Kdy a v jakém rozsahu je potřebujete, shrnuje přehled lhůt revizí elektrospotřebičů.
7. Co připravíte sami a co patří odborníkovi
Sami dohledáte smlouvy, projektové podklady, seznam pracovišť, zařízení, zaměstnanců a skladovaných látek i doklady o posledních školeních a kontrolách. Sami také odstraníte zjevné provozní závady: uvolníte únikovou cestu, zpřístupníte hasicí přístroj a přestanete klínovat požární dveře.
OZO nebo technik požární ochrany posoudí zařazení činností, určí skutečný rozsah povinné dokumentace, zpracuje ji nebo aktualizuje a ověří, že odpovídá provozu. U činností s vysokým požárním nebezpečím jsou některé úkony vyhrazeny jen odborně způsobilé osobě.
Dobrou nabídku poznáte podle toho, že odděluje vstupní prověření, zpracování dokumentace, odstranění technických závad a následné pravidelné kontroly. Výsledná dokumentace má pojmenovávat konkrétní provozovny, činnosti, odpovědné osoby, verze a důvody, proč je který dokument potřeba. Bez prohlídky místa nebo přesných provozních podkladů nikdo nemůže poctivě slíbit rozsah, termín ani výsledek kontroly.
Požární ochrana je jiná kontrolní oblast než bezpečnost práce. Pro navazující povinnosti použijte checklist ke kontrole z inspektorátu práce a přehled BOZP pro kanceláře a IT firmy. Dokumentace BOZP ale dokumentaci požární ochrany nenahrazuje a platí to i obráceně.
Časté otázky
Musí mít malá firma všechny dokumenty z § 27?
Ne. Rozsah závisí na provozovaných činnostech, jejich kategorii požárního nebezpečí, na stavbě a na podmínkách provozu. Některé dokumenty jsou povinné jen za určitých okolností.
Co když dokumentaci při kontrole nepředložím?
HZS může nepředložení posoudit jako nedostatek. Kontrolující vám může umožnit doložit ji dodatečně, ale není k tomu povinen. Proti kontrolnímu zjištění v protokolu o kontrole můžete podat námitky do 15 dnů ode dne jeho doručení, není-li v protokolu stanovena lhůta delší (§ 13 odst. 1 kontrolního řádu).
Stačí stáhnout vzor požárního řádu?
Ne, pokud vzor neodpovídá vaší konkrétní činnosti, prostorám, odpovědným osobám a rizikům. Jako pracovní podklad se vzor hodí, odborné posouzení ale nenahradí.
Mohu chybějící dokumentaci vytvořit sám?
Provozní podklady, evidenci a soupis zařízení připravíte sami. Dokumentaci požární ochrany podle § 27 však zpravidla zpracovává osoba odborně způsobilá v požární ochraně nebo technik požární ochrany. U činností s vysokým požárním nebezpečím platí přísnější požadavky.
Kdy je nutné dokumentaci aktualizovat?
Dokumenty podle § 27 odst. 1 písm. a) až i) vyhlášky č. 246/2001 Sb. se kontrolují nejméně jednou ročně, po každém požáru a po změně, která ovlivňuje jejich obsah. Takovou změnou bývá nová dispozice, technologie, skladované látky, odpovědné osoby nebo jiný způsob užívání objektu.