Коротка відповідь: Якщо наближається перевірка HZS, а документації з пожежної охорони немає, спочатку з’ясуйте предмет перевірки, види діяльності, які ви фактично здійснюєте, та їхню категорію пожежної небезпеки. Визначити, які саме документи вам потрібні відповідно до § 27 vyhlášky č. 246/2001 Sb., має osoba odborně způsobilá v požární ochraně (кваліфікований фахівець із пожежної охорони) або technik požární ochrany (технік із пожежної охорони). Не підписуйте жодних записів заднім числом і не покладайтеся на універсальний шаблон.
Не починайте з теки завантажених шаблонів
Коли повідомляють про перевірку, а документації немає, напрошується швидке рішення: завантажити požární řád, požární poplachové směrnice та požární evakuační plán, вписати назву компанії й усе роздрукувати. Але інспектор перевіряє не лише наявність документів. Він зіставляє їх із фактичним використанням будівлі та роботою підприємства.
Універсального пакета для всіх компаній не існує. Офіс із десятьма комп’ютерами, склад піддонів із картонним пакованням, сервісна майстерня з паяльними станціями та приміщення, де вночі заряджають акумулятори електроінструментів або самокатів, мають різні ризики. Вирішальне значення має те, що фактично відбувається на об’єкті, а не вид діяльності, зазначений у торговому реєстрі.
Основних нормативних актів два: zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně та видана на його виконання vyhláška č. 246/2001 Sb., o požární prevenci. Порядок проведення перевірки регулює kontrolní řád, zákon č. 255/2012 Sb.
1. З’ясуйте точний предмет перевірки
У повідомленні про перевірку або в уповноваженні інспектора знайдіть:
- суб’єкт перевірки та конкретний об’єкт;
- будівлі або частини будівлі, яких стосується перевірка;
- сфери та положення нормативних актів, дотримання яких перевірятимуть;
- документи, які запросила HZS, і дату перевірки;
- вид перевірки: комплексна, тематична або контрольна.
Комплексна перевірка охоплює виконання обов’язків у повному обсязі. Тематична зосереджується на певній сфері, наприклад на шляхах евакуації або навчанні. Контрольна перевірка встановлює, чи усунули ви недоліки, виявлені під час попередньої перевірки.
Якщо предмет перевірки незрозумілий, попросіть контактну особу HZS уточнити його. Однак не очікуйте, що інспектор порадить, які документи вам потрібно додатково підготувати. За правильне визначення обов’язків відповідає оператор об’єкта. Якщо виникають сумніви щодо того, чи потрібно оформлювати або вести документацію та в якому обсязі, відповідно до § 40 odst. 10 vyhlášky č. 246/2001 Sb. рішення ухвалює orgán státního požárního dozoru — проте це окреме рішення, а не консультація під час перевірки.
Документ, якого ви не надасте під час перевірки, може бути зафіксований як недолік. Залежно від обставин інспектор може дозволити подати його пізніше, але ви не маєте гарантованого права на це. Крім того, пізніше доповнення не змінює стану, який існував у день перевірки. Не погоджуєтеся з висновками перевірки? Відповідно до § 13 odst. 1 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), ви можете подати заперечення проти висновку, зазначеного в протоколі перевірки, протягом 15 днів із дня отримання протоколу, якщо в ньому не встановлено довший строк.
2. Доручіть фахівцеві визначити категорію пожежної небезпеки
Zákon o požární ochraně (§ 4 zákona č. 133/1985 Sb.) розрізняє три категорії діяльності:
- без підвищеної пожежної небезпеки;
- з підвищеною пожежною небезпекою;
- з високою пожежною небезпекою.
Категорію не визначають одним словом для всієї компанії. Одна компанія може мати офіс, склад і майстерню, кожен із яких належить до іншої категорії. Значення мають, зокрема, вид і кількість горючих речовин, що зберігаються, спосіб їх зберігання, роботи з відкритим вогнем, кількість людей, поверховість будівлі та умови для проведення пожежно-рятувальних робіт.
Вихідні матеріали ви можете підготувати самостійно. Однак саме віднесення діяльності до категорії та пов’язану з ним документацію має оцінити osoba odborně způsobilá v požární ochraně (OZO) або technik požární ochrany. Для діяльності з високою пожежною небезпекою posouzení požárního nebezpečí оформлює odborně způsobilá osoba, а відповідно до § 6a zákona č. 133/1985 Sb. документ у двох примірниках подають orgánu státního požárního dozoru на затвердження. Таку діяльність можна здійснювати лише за умови, що orgán státního požárního dozoru затвердив цей документ.
Будьте особливо уважні, якщо в старій класифікації зазначено лише «administrativní činnost», але згодом з’явилися склад, сервісне робоче місце чи зона заряджання акумуляторів або змінилося використання частини будівлі. У такому разі документ уже не відповідає фактичній роботі, що легко виявлять під час перевірки.
3. Проведіть інвентаризацію й нічого не датуйте заднім числом
Зберіть усе, що маєте, навіть якщо документи неповні або застарілі:
- документацію з пожежної охорони та požární kniha;
- požárně bezpečnostní řešení stavby (PBŘ);
- kolaudační rozhodnutí та актуальні плани приміщень;
- договір оренди й розподіл обов’язків з орендодавцем;
- записи про навчання працівників і професійну підготовку;
- записи про профілактичні пожежні огляди;
- документи про перевірки вогнегасників, гідрантів і систем пожежної безпеки;
- звіти про перевірки, інструкції виробників і паспорти безпеки речовин, що зберігаються;
- перелік змін у приміщеннях, технологіях і складі відповідальних осіб.
Якщо приміщення орендоване, перевірте в договорі оренди, що забезпечує орендодавець — наприклад, гідранти, протипожежні двері або електричну пожежну сигналізацію в місцях загального користування, — а за що відповідаєте ви як орендар.
Не оформлюйте відсутнє навчання або перевірку підписом із давнішою датою. Проведіть їх у найближчий реальний термін і зазначте правдиву дату. Створений заднім числом запис гірший за відкрито визнаний недолік із планом його усунення.
4. Матриця документації за § 27 vyhlášky o požární prevenci
§ 27 vyhlášky č. 246/2001 Sb. перелічує види документації з пожежної охорони. Це не означає, що кожна компанія повинна мати весь перелік. Багато документів обов’язкові лише для певної категорії діяльності або за конкретних обставин, наприклад řád ohlašovny požárů — лише там, де таку ohlašovna zřízena. Для діяльності без підвищеної пожежної небезпеки обсяг обов’язкової документації значно менший.
У кожному рядку позначте один статус. Якщо фахівець визначить, що документ вас не стосується, запишіть «не застосовується» та вкажіть причину.
| Вид документації | Що перевірити | Маємо, чинна | Неактуальна | Відсутня | Передати на фахову оцінку |
|---|---|---|---|---|---|
| Začlenění do kategorie činností | діяльність, місце та визначальні умови | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Posouzení požárního nebezpečí | лише для високої пожежної небезпеки; оформлює виключно OZO | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Stanovení organizace zabezpečení PO | відповідальність, перевірки, робота в неробочий час | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Požární řád | правила для конкретних робочих місць із підвищеним ризиком | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Požární poplachové směrnice | повідомлення про пожежу, оголошення тривоги, актуальні контакти | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Požární evakuační plán | люди, маршрути, місце збору, керування евакуацією | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Dokumentace zdolávání požárů | оперативний план або картка, якщо вони потрібні | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Řád ohlašovny požárů | лише якщо ohlašovna zřízena | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Tematický plán a rozvrh školení | зміст відповідно до видів діяльності та посад | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Záznamy o školení a odborné přípravě | участь, зміст, перевірка знань, повноваження інструктора | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Požární kniha | огляди, несправності, пожежі, навчання та зміни | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Dokumentace jednotky PO podniku | лише якщо jednotka zřízena | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Související podklady | PBŘ, паспорти безпеки, інструкції, звіти про перевірки | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
Проблема може полягати не лише у відсутності певного документа. Помилкою також є дорогий пакет документів, які не стосуються вашої діяльності та якими ніхто не керується.
5. Порівняйте документи з фактичною роботою
Недостатньо лише перевірити підписи та дати. Пройдіть об’єкт із документацією в руках і перевірте:
- чи використовуються приміщення за тим самим призначенням, яке зазначено в PBŘ та kolaudačních podkladech;
- чи відповідають позначені шляхи евакуації фактичному плануванню та чи не перегороджені вони коробками або піддонами;
- чи є вільний доступ до вогнегасників, гідрантів, головних запірних пристроїв та аварійних виходів;
- чи не підперті протипожежні двері та чи не зафіксовані вони іншим способом у відкритому положенні;
- чи відповідає розташування технологічного обладнання й систем пожежної безпеки кресленням;
- чи не змінилися матеріали, що зберігаються, їх кількість або спосіб зберігання;
- чи актуальні імена, посади й телефонні номери в požárních poplachových směrnicích.
Недостатньо вклеїти новий план приміщення у старий документ, якщо зміни не пройшли фахову оцінку. Натомість підперті протипожежні двері або захаращений шлях евакуації можна виправити вже сьогодні без залучення фахівця.
6. Підтвердьте навчання, перевірки та виконані зміни
Самого списку присутніх може бути недостатньо для підтвердження належного навчання. Запис має відповідати tematickému plánu та містити дату, зміст, тривалість, список учасників, спосіб перевірки знань і дані особи, яка проводила навчання.
Кожен документ про перевірку й технічне обслуговування прив’яжіть до конкретного обладнання та місця. Рахунку з текстом «kontrola PO» недостатньо. З документа має бути зрозуміло, що саме перевіряли, з яким результатом, які недоліки виявили та чи були вони усунені.
Документація з пожежної охорони, зазначена в § 27 odst. 1 písm. a) až i) vyhlášky č. 246/2001 Sb., відповідно до § 40 odst. 4 тієї самої vyhlášky перевіряється в межах профілактичних пожежних оглядів щонайменше раз на рік, після кожної пожежі або після кожної зміни, яка вплинула на її зміст. До перевірки входить оформлення запису про її результат. Отже, документ п’ятирічної давності без жодних відомостей про щорічні перевірки є недоліком, навіть якщо його зміст досі відповідає дійсності.
Перевірки електрообладнання та електроприладів є окремим обов’язком із власними строками. Коли та в якому обсязі вони потрібні, пояснює огляд строків перевірки електроприладів.
7. Що можна підготувати самостійно, а що слід доручити фахівцеві
Самостійно ви можете знайти договори, проєктну документацію, списки робочих місць, обладнання, працівників і речовин, що зберігаються, а також документи про останні навчання й перевірки. Ви також можете усунути очевидні експлуатаційні недоліки: звільнити шлях евакуації, забезпечити доступ до вогнегасника та припинити підпирати протипожежні двері.
OZO або technik požární ochrany оцінить віднесення діяльності до відповідної категорії, визначить фактичний обсяг обов’язкової документації, оформить або оновить її та перевірить відповідність реальній роботі. Для діяльності з високою пожежною небезпекою деякі дії може виконувати виключно odborně způsobilá osoba.
Якісну пропозицію можна впізнати за тим, що в ній окремо зазначено первинне обстеження, оформлення документації, усунення технічних недоліків і подальші регулярні перевірки. Підсумкова документація має містити конкретні об’єкти, види діяльності, відповідальних осіб, версії та причини, з яких потрібен кожен документ. Без огляду об’єкта або точних відомостей про його роботу ніхто не може добросовісно пообіцяти обсяг, строк чи результат перевірки.
Пожежна охорона — це інша сфера контролю, ніж безпека праці. Для пов’язаних обов’язків скористайтеся чеклістом для перевірки інспекцією праці та оглядом BOZP для офісів та IT-компаній. Однак документація BOZP не замінює документацію з пожежної охорони, і навпаки.
Поширені запитання
Чи повинна мала компанія мати всі документи з § 27?
Ні. Обсяг залежить від фактично здійснюваної діяльності, її категорії пожежної небезпеки, характеристик будівлі та умов роботи. Деякі документи обов’язкові лише за певних обставин.
Що буде, якщо я не надам документацію під час перевірки?
HZS може оцінити ненадання документації як недолік. Інспектор може дозволити подати її пізніше, але не зобов’язаний цього робити. Проти висновку, зазначеного в протоколі перевірки, можна подати заперечення протягом 15 днів із дня його отримання, якщо в протоколі не встановлено довший строк (§ 13 odst. 1 kontrolního řádu).
Чи достатньо завантажити шаблон požárního řádu?
Ні, якщо шаблон не відповідає вашій конкретній діяльності, приміщенням, відповідальним особам і ризикам. Шаблон може бути корисним як робочий матеріал, але він не замінює фахової оцінки.
Чи можу я самостійно оформити відсутню документацію?
Вихідні відомості про діяльність, облік і перелік обладнання ви можете підготувати самостійно. Однак документацію з пожежної охорони за § 27 зазвичай оформлює osoba odborně způsobilá v požární ochraně або technik požární ochrany. Для діяльності з високою пожежною небезпекою діють суворіші вимоги.
Коли потрібно оновлювати документацію?
Документи за § 27 odst. 1 písm. a) až i) vyhlášky č. 246/2001 Sb. перевіряють щонайменше раз на рік, після кожної пожежі та після зміни, що впливає на їхній зміст. Такою зміною може бути нове планування, технологія, речовини, що зберігаються, відповідальні особи або інший спосіб використання об’єкта.
Де нас знайти
ITHOPE — компанія з Брно, Чехія: ми робимо відновлення даних з дисків, RAID і NAS, сервіс ПК та ноутбуків та IT для бізнесу, усе у власній лабораторії за адресою Viniční 3587/216, 615 00 Brno.
Телефон +420 775 556 063 (цілодобово). Пристрій можна привезти особисто або надіслати курʼєром (Zásilkovna, PPL).