Word nebo Excel hlásí poškozený soubor: co dělat a v jakém pořadí

Odpověď hned: Než začnete soubor opravovat, odpovězte si na jednu otázku — odkud ten soubor je? Pokud leží na flashce, SD kartě nebo externím disku, který se odpojuje, zpomaluje nebo hlásí chyby, přestaňte s ním pracovat: každý další pokus o otevření i každá „oprava” na takovém médiu zapisuje. Nejdřív vznikne sektorová kopie média, teprve z ní se soubor tahá. Leží-li soubor na zdravém disku, má smysl vestavěná funkce Otevřít a opravit (v dialogu Otevřít pod šipkou u tlačítka Otevřít) a v Excelu navazující volby Opravit a Extrahovat data. Pokročilé triky typu „přejmenovat .docx na .zip” dělejte výhradně na kopii, nikdy na jediném existujícím souboru.

Poškozený dokument je nepříjemný tím, že se tváří jako drobnost. Jedna nabídka, jeden výkaz, jeden rozpočet — a zbytek počítače funguje. Právě proto se lidé pouštějí do oprav ve chvíli, kdy by měli přestat. Postupy níž platí pro Word a Excel pro Microsoft 365 i pro krabicové verze 2024, 2021, 2019 a 2016; kde se chování liší, je to napsané.

Nejdřív rozlišit dvě úplně jiné situace

Hláška o poškozeném souboru nerozlišuje příčinu. Přitom jsou to dva odlišné světy:

  1. Vadný je jen soubor. Zápis se nedokončil, aplikace spadla, program třetí strany zapsal do souboru nesmysl, přenos přes síť se přerušil. Disk je v pořádku, ostatní soubory se otevírají normálně.
  2. Vadné je médium, na kterém soubor leží. Flashka se odpojuje, externí disk cvaká, karta v čtečce mizí. Soubor je jen první, na kterém se to projevilo.

Rozlišit se to dá docela spolehlivě podle okolí: pokud se na stejném médiu chová divně víc souborů, kopírování z něj zamrzá, systém hlásí chybu vstupu/výstupu nebo cyklickou redundantní kontrolu, nejde o problém Office. Co taková hláška znamená a proč opakované pokusy škodí, rozebírá chyba CRC (cyklická redundantní kontrola). Microsoft ostatně sám uvádí, že k poškození typicky dochází, když je soubor uložený na USB zařízení, které se odpojí — a doporučuje používat ikonu Bezpečně odebrat hardware. To je přesně ta situace, ve které se poškozený soubor a poškozené médium potkávají.

Co která hláška napovídá

Přesné znění se liší podle verze Office i jazyka instalace, takže má smysl třídit podle toho, co aplikace udělá, ne podle jedné věty:

Co Office uděláCo se pravděpodobně staloPrvní krok
Soubor nejde otevřít běžným způsobem a aplikace nabídne opravuPoškozený balíček dokumentu — u .docx a .xlsx je to komprimovaný archiv částíOtevřít a opravit z dialogu Otevřít
Word ohlásí nečitelný obsah a zeptá se, jestli má obsah dokumentu obnovitČást vnitřní struktury je vadná, zbytek jde nejspíš zachránitPotvrdit jen u souboru, kterému důvěřujete — a pracovat s kopií
Excel se sám přepne do režimu obnovení souboruExcel poškození detekoval při otvíráníNechat proběhnout; když se režim nespustí, spustit Otevřít a opravit ručně
Word tvrdí, že „dokument je uzamčen pro úpravy jiným uživatelem”, i když nikdo jiný nepracujeV adresáři zůstal soubor vlastníka s prefixem ~$ po nekorektně ukončené aplikaciZavřít Office a soubor vlastníka odstranit — nikdy ne originál
Chyba se objevuje u víc souborů z téhož médiaVadné médium, ne dokumentPřestat s médiem pracovat a udělat sektorovou kopii

Pravidlo, které platí bez ohledu na hlášku: než něco spustíte, udělejte si kopii souboru a opravujte kopii. Opravné funkce zapisují a druhý pokus už vychází z horšího výchozího stavu.

Kdy to nezkoušet sám: když se poškození objevuje u víc dokumentů z téhož disku, flashky nebo karty, nebo médium mizí a zpomaluje, nespouštějte opravy dokumentů a médium odpojte — chyba je v hardwaru a každý další pokus čte vadná místa. My médium nejdřív sektorově zkopírujeme, soubory hledáme a opravujeme na kopii a cenu sdělíme před placenou prací. Víc na stránce záchrana dat, poptávku pošlete přes formulář.

Vestavěná oprava: Otevřít a opravit

Tuhle funkci má Word, Excel i PowerPoint a je to první věc, kterou zkusit. Postup podle Microsoftu:

  1. V aplikaci zvolte Otevřít a přejděte do složky, kde dokument leží.
  2. Vyberte poškozený soubor — ale neklikejte na Otevřít.
  3. Klikněte na šipku vedle tlačítka Otevřít.
  4. Zvolte Otevřít a opravit.

V Excelu následuje ještě jedna volba. Microsoft ji popisuje takhle: „Pokud chcete obnovit co nejvíce dat sešitu, vyberte Opravit.” a „Pokud oprava nemůže data obnovit, vyberte možnost Extrahovat data a extrahujte hodnoty a vzorce ze sešitu.” Pořadí je právě takové, protože Opravit se snaží zachovat strukturu a formátování, kdežto Extrahovat data obětuje všechno kromě obsahu buněk. Excel umí spustit režim obnovení souboru i sám, jakmile poškození při otvírání zjistí; pokud se nespustí, je ruční postup výše ta správná cesta.

Když Otevřít a opravit nestačí: Excel

Microsoft k poškozenému sešitu uvádí několik dalších postupů. Vyplatí se je zkoušet v tomhle pořadí:

  • Vrátit se k poslední uložené verzi — otevřít sešit bez neuložených změn. Pomůže, když poškození vzniklo až během poslední práce.
  • Přepnout výpočty na ruční (Možnosti výpočtů → Ručně) a otevřít sešit znovu. Někdy je problém v přepočtu, ne v datech.
  • Vytáhnout hodnoty externím odkazem — v novém sešitu vzorec typu =Název souboru!A1 dosáhne na buňky souboru, který se sám neotevře.
  • Uložit ve formátu SYLK (symbolické propojení) přes Uložit jako. Pozor na omezení, které Microsoft uvádí přímo: „Když použijete formát souboru SYLK, uloží se jenom aktivní list sešitu.”
  • Získat zdrojová data z grafu pomocí makra, pokud v sešitě graf zůstal.

Žádná z těchto cest původní soubor neopraví — všechny slouží k jedinému: dostat ven obsah a uložit ho do nového, zdravého sešitu.

Když Otevřít a opravit nestačí: Word

Microsoft má na poškozené dokumenty samostatný, dnes už archivovaný postup (stránka je jen v angličtině). Z něj stojí za zkoušku hlavně:

  • Otevřít dokument v zobrazení Koncept bez aktualizace odkazů.
  • Vložit dokument do nového prázdného souboru přes Vložení → Objekt → Text ze souboru.
  • Spustit Word bez doplňků příkazem winword.exe /a. Doplněk třetí strany je častější příčina, než se čeká.
  • Vyměnit šablonu (přejmenovat Normal.dotm) nebo uložit dokument do jiného formátu a zpátky — například RTF a znovu DOCX.
  • Převodník „Recover Text from Any File”, který vytáhne holý text. Microsoft k němu sám dodává, že má omezení a formátování dokumentu se ztratí — u těžce poškozeného souboru se často zachrání text, ne sazba.

Automatické obnovení: pomůže, ale není to záloha

Interval a umístění se nastavují ve Soubor → Možnosti → Uložit. Ve Wordu je to pole Uložit informace pro automatické obnovení každých spolu s Umístění souboru automatického obnovení; v Excelu se totéž jmenuje Ukládat informace pro automatické obnovení po a Microsoft u něj uvádí výchozí hodnotu 10 minut. Po pádu aplikace nebo výpadku proudu nabídne Word při dalším spuštění podokno Obnovení dokumentu se seznamem nalezených souborů.

Microsoft k tomu v nápovědě k Office pro Mac píše doslova: „Nepoužívejte funkci automatického obnovení jako náhradu za pravidelné ukládání souborů pomocí automatického ukládání … nebo výběru Uložit.” Pro Windows platí totéž a jsou pro to dva důvody. Automatické obnovení pokrývá rozdělanou práci od posledního uložení, ne historii souboru — verzi z minulého týdne z něj nedostanete. A data automatického obnovení leží zpravidla na stejném disku jako originál, takže vadné médium vezme obojí najednou.

Soubory automatického obnovení Wordu ve Windows nesou příponu .asd; pokud máte zapnutou volbu vytvářet záložní kopii, vzniká navíc soubor s příponou .wbk pojmenovaný jako „Backup of” a název dokumentu. Kdo pracuje v Microsoftu 365 se soubory na OneDrivu, má k dispozici automatické ukládání a historii verzí — a Microsoft sám doporučuje právě tohle jako nejbezpečnější způsob práce. Kde všude reálně hledat starší verzi souboru a proč se přepis chová jinak než smazání, rozebírá přepsal jsem soubor: jak získat předchozí verzi.

Pomocné soubory ~$ a .tmp

Ve složce s dokumentem se občas objeví soubory, které tam „nemají co dělat”; ten nejčastější má jméno začínající vlnovkou a dolarem. Microsoft ho popisuje jako soubor vlastníka: Word ho vytvoří při otevření dříve uloženého dokumentu a je v něm přihlašovací jméno člověka, který dokument otevřel. Jméno začíná vlnovkou ~, následuje $ a zbytek názvu dokumentu — u souboru Document.doc tedy vznikne ~$cument.doc. Když Word skončí nekorektně, soubor vlastníka zůstane ležet a dokument se pak tváří jako otevřený někým jiným. Po zavření všech aplikací Office jde odstranit; váš dokument to není. Soubory s příponou .tmp nebo s náhodným jménem bez přípony bývají zbytky z průběhu ukládání — občas v nich zůstane rozdělaná práce, ale spoléhat na to nejde. Zásadní varování: ~$ ani .tmp nemažte hromadně na médiu, se kterým je něco v nepořádku. Na vadném disku je každý zápis krok špatným směrem.

Trik s příponou .zip — jen na kopii a jen když víte proč

Soubory .docx a .xlsx nejsou jeden souvislý blok. Microsoft to popisuje jednoznačně: soubor Open XML je uložený v archivu ZIP kvůli zabalení a kompresi a jeho strukturu lze prohlédnout libovolným prohlížečem ZIP. Uvnitř je balíček částí; hlavní obsah dokumentu Wordu odpovídá části word/document.xml, u sešitu Excelu jsou obsahové části ve složce xl/. Na tom stojí trik, který koluje po fórech: přejmenovat příponu na .zip, balíček otevřít a podívat se dovnitř. Má smysl tehdy, když je poškozená jen některá část balíčku a text zůstal čitelný — z document.xml se pak dá vytáhnout. Kdy to naopak nemá smysl a čím to škodí:

  • Pokud je poškozený samotný archiv, nepůjde otevřít vůbec a přejmenováním se nezmění nic.
  • Obsah document.xml je značkovaný text, ne dokument — formátování, obrázky, tabulky ani poznámky z něj bez další práce nedostanete.
  • Nikdy to nedělejte na originálu. Přejmenování a rozbalení jsou operace se souborovým systémem a na vadném médiu znamenají další zápisy.
  • U starých binárních formátů .doc a .xls tenhle postup neplatí vůbec — ty balíčky nejsou. Berte to jako poslední pokus na kopii, ne jako standardní opravu.

Kdy je vinen disk, ne soubor

Tady začíná naše práce a končí návod. Signály, že je řeč o médiu:

  • poškození se objevuje opakovaně a u různých souborů,
  • kopírování z média zamrzá vždy zhruba na stejném místě,
  • systém hlásí chybu vstupu/výstupu, cyklickou redundantní kontrolu nebo nabízí formátování,
  • flashka nebo karta zmizí uprostřed ukládání,
  • disk cvaká, pískne, opakovaně se roztáčí, nebo se soubory otevírají řádově pomaleji než dřív.

V takové chvíli je správný postup jediný: médium odpojit a nesahat na něj. Nespouštět CHKDSK — proč zrovna u externích médií umí napáchat víc škody než užitku, rozebírá CHKDSK na externím disku. Nepotvrzovat nabídku formátování; co dělat místo toho, popisuje disk chce naformátovat (RAW). U flashek a karet platí ještě přísnější pravidla, protože tam chybí mechanické varování předem — viz záchrana dat z flash disku a záchrana dat z SD karty. Jestli médium ještě žije, ale chová se podivně, pomůže se rozhodnout jak poznat, že HDD nebo SSD umírá.

V laboratoři se nepracuje s originálem. Nejdřív vzniká sektorový obraz na jiné médium a hledání dokumentů, rekonstrukce souborového systému i vytahování obsahu z poškozených balíčků se dělá až z něj.

Co nedělat

  • Neotvírat poškozený soubor pořád dokola z média, které se chová divně.
  • Nespouštět opravné funkce nad jediným existujícím souborem — vždy nad kopií — a neukládat výsledek opravy přes originál.
  • Neinstalovat na vadné médium „záchranné programy” a nenechávat je na něm pracovat.
  • Nepřeformátovat kartu ani flashku, i když to systém nabídne.

Kdy se ozvat nám

Nechte médium odpojené a napište, pokud:

  • se stejné poškození objevuje u víc souborů,
  • flashka, karta nebo externí disk mizí, zpomaluje nebo vydává zvuky,
  • jde o jediný existující soubor bez jakékoli kopie,
  • Otevřít a opravit skončí bez výsledku a obsah dokumentu potřebujete.

Diagnostiku a obnovu děláme ve vlastní laboratoři v Brně. Napište přes kontakt nebo volejte 775 556 063; přehled služby najdete na stránce záchrana dat a kdy má smysl médium přivézt osobně máme rozepsané zvlášť. Co určuje cenu podle typu závady, shrnuje kolik stojí záchrana dat z disku — přesnou částku ale nikdo neřekne dřív než po diagnostice. K poptávce připojte, které soubory jsou prioritní: konkrétní nabídka, účetní sešit, projekt, adresář. A aby se to neopakovalo — proč jeden externí disk není záloha, shrnuje externí HDD jako jediná záloha.

Časté dotazy

Word píše, že v dokumentu našel nečitelný obsah. Můžu obnovení potvrdit?

Ano, pokud souboru důvěřujete a pracujete s kopií. Aplikace se ptá právě proto, že bude obsah rekonstruovat, a u souboru z neznámého zdroje je to bezpečnostní rozhodnutí. Originál si nechte stranou nedotčený.

Kde přesně je funkce Otevřít a opravit?

V dialogu Otevřít vyberte soubor, klikněte na šipku vedle tlačítka Otevřít a zvolte Otevřít a opravit. Platí to pro Word, Excel i PowerPoint; v Excelu pak ještě vybíráte mezi Opravit a Extrahovat data.

Excel opravu nedokončil. Dostanu z .xlsx aspoň čísla?

Často ano. Zkuste volbu Extrahovat data, návrat k poslední uložené verzi, přepnutí výpočtů na ruční, uložení ve formátu SYLK, nebo vytažení hodnot externím odkazem z nového sešitu. Cílem není opravit původní soubor, ale dostat obsah do zdravého.

Opravdu se dá .docx přejmenovat na .zip?

Ano — Microsoft sám uvádí, že soubory Open XML jsou uložené v archivu ZIP a jejich strukturu lze prohlédnout prohlížečem ZIP. Pomůže to ale jen v části případů a výhradně na kopii souboru. U starých formátů .doc a .xls to neplatí. A pokud soubor leží na vadném médiu, nedělejte to vůbec — nejdřív se řeší médium.

Co je soubor začínající na ~$?

Soubor vlastníka, který Word vytváří k otevřenému dokumentu a ukládá do něj přihlašovací jméno člověka, který ho otevřel. Zůstane ležet, když aplikace skončí nekorektně, a dokument pak vypadá jako otevřený jinde. Po zavření Office ho lze smazat; váš dokument to není.

Soubory se mi kazí opakovaně. Je to Officem?

Opakované poškození různých souborů je typický příznak vadného média nebo přerušovaného spojení, ne chyby aplikace. Přestaňte na médium zapisovat a nechte ho zkontrolovat dřív, než přijdete i o soubory, které dnes ještě jdou otevřít.

Zdroje