Die Antwort vorweg: Bevor Sie etwas reparieren, ermitteln Sie zunächst den Kontotyp. Bei IMAP, Exchange und Microsoft 365 befindet sich die maßgebliche Kopie der E-Mails auf dem Server; die lokale Datei ist lediglich ein Cache und kann gelöscht und erneut heruntergeladen werden. Bei einem POP-Konto ist die lokale Datei die einzige Kopie. Eine beschädigte Datei oder eine defekte Festplatte kann daher den Verlust des gesamten Postfachs bedeuten. Und noch etwas: Die meisten „verschwundenen“ E-Mails wurden gar nicht gelöscht. Sie werden durch eine Ansicht, einen Filter, die Unterteilung in „Relevant“ und „Sonstige“, eine Regel oder die Archivierung ausgeblendet. Bevor Sie Reparaturwerkzeuge einsetzen, legen Sie eine separate Kopie der Datendatei an und schließen Sie dazu das E-Mail-Programm.
Verschwundene E-Mails erfordern eine völlig andere Vorgehensweise als verschwundene Fotos. Bei E-Mails gibt es fast immer mehrere Orte, an denen sich eine Nachricht befinden kann. Die Reihenfolge, in der Sie diese Orte prüfen, entscheidet darüber, ob Sie sich die Arbeit erleichtern oder die letzte vorhandene Kopie überschreiben.
Zunächst: „Verschwunden“ bedeutet meist nicht gelöscht
Die häufigsten Ursachen haben eines gemeinsam: Die Nachrichten werden überhaupt nicht verschoben, sondern lediglich nicht mehr angezeigt.
| Was der Benutzer sieht | Was tatsächlich passiert ist | Wo Sie es überprüfen können |
|---|---|---|
| Im Posteingang fehlt die Hälfte der Nachrichten | Die Unterteilung in „Relevant“ und „Sonstige“ ist aktiviert | Zur Registerkarte „Sonstige“ wechseln; die Funktion kann deaktiviert werden |
| Ich sehe nur die letzten Tage | Ein Filter oder eine Sortierung nach einer anderen Spalte ist aktiv | Filter aufheben und nach Empfangsdatum sortieren |
| Nachrichten verschwinden Tag für Tag | Eine Regel verschiebt sie in einen anderen Ordner | Regeln und Zielordner überprüfen |
| Ältere E-Mails sind auf einmal verschwunden | Archivierung oder AutoArchivierung | Im Ordner „Archiv“ und gegebenenfalls in der Archivdatendatei nachsehen |
| Eine ganze Unterhaltung ist verschwunden | Die Unterhaltung ist in der Ansicht eingeklappt | Unterhaltung aufklappen oder Unterhaltungsansicht deaktivieren |
| Die Suche findet nichts | Es wird nur ein einzelner Ordner durchsucht | Suche auf das gesamte Postfach erweitern |
| Nach einer Neuinstallation ist das Postfach leer | Das Konto wurde neu hinzugefügt, die alte Datendatei jedoch nicht eingebunden | Ursprüngliche Datei einbinden, nicht erneut herunterladen |
Besonders tückisch ist die Archivierung. In Outlook gibt es sie in zwei Formen: Die Schaltfläche „Archivieren“ verschiebt Nachrichten in den Ordner „Archiv“ – bei Microsoft 365-, Outlook.com- und Exchange-Konten ist dies einer der Standardordner. Die AutoArchivierung hingegen verschiebt ältere Elemente in eine separate Datendatei, die im E-Mail-Programm möglicherweise überhaupt nicht angezeigt wird. Der Benutzer ist überzeugt, seine E-Mails seien verschwunden; tatsächlich liegen sie in einer Datei, nach der bisher niemand gesucht hat.
Der Kontotyp macht den entscheidenden Unterschied
Diese eine Unterscheidung bestimmt, wie ernst die Situation ist.
IMAP, Exchange und Microsoft 365. Die Nachrichten befinden sich auf dem Server, während das E-Mail-Programm einen lokalen Cache vorhält. Bei Outlook handelt es sich dabei um eine .ost-Datei. Sie kann gelöscht werden; Outlook erstellt sie beim nächsten Start neu und lädt den Inhalt wieder vom Server herunter. Beachten Sie jedoch die Kehrseite: Ein Cache ist keine Sicherung. Wird eine Nachricht auf dem Server gelöscht, entfernt die Synchronisierung sie auch lokal. Was das für Unternehmen bedeutet, erläutert der Artikel Microsoft 365 sichert Ihre E-Mails nicht.
POP. Das E-Mail-Programm lädt die Nachrichten vom Server herunter und belässt sie dort normalerweise nicht. Anschließend befinden sich sämtliche Daten in einer einzigen lokalen Persönliche-Ordner-Datei mit der Endung .pst. Es gibt keine zweite Kopie, aus der sie wiederhergestellt werden könnten. Genau in diesem Fall wird aus einer „E-Mail-Wiederherstellung“ eine Datenrettung. Liegt eine solche Datei auf einem Laufwerk, das auszufallen beginnt, ist sie möglicherweise die einzige vorhandene Kopie der gesamten geschäftlichen Kommunikation.
Der Unterschied zwischen beiden Protokollen wird in der Dokumentation direkt beschrieben: POP3 und IMAP4 verfolgen zwei unterschiedliche Strategien dafür, wo Nachrichten gespeichert werden. Bei POP ist es der Computer, bei IMAP der Server.
Wo die E-Mails physisch gespeichert sind
Outlook – die .pst-Datei. Laut Microsoft-Dokumentation lautet der Standardspeicherort:
C:\Users\<Benutzername>\Dokumente\Outlook Files\Der tatsächliche Speicherort hängt jedoch von der Outlook- und Windows-Version sowie davon ab, wie das Konto oder die Datei angelegt wurde. Statt den Pfad zu erraten, fragen Sie besser Outlook selbst: Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Registerkarte Datendateien → Dateispeicherort öffnen. Dort sehen Sie den genauen Pfad und auch, wie viele Datendateien tatsächlich eingebunden sind. Häufig findet sich darunter gerade jene Archivdatei, von deren Existenz niemand wusste.
Eine weitere praktische Falle: Windows blendet die Dateiendungen .pst und .ost standardmäßig häufig aus, und einige Ordner im Pfad sind Systemordner. Aktivieren Sie daher die Anzeige ausgeblendeter Elemente und Dateinamenerweiterungen, bevor Sie manuell suchen.
Thunderbird – der Profilordner. Erraten Sie den Pfad nicht; Thunderbird zeigt ihn selbst an: Hilfe → Informationen zur Fehlerbehebung → Zeile Profilordner → Ordner öffnen. Darin befinden sich Unterordner für die einzelnen Konten: per POP heruntergeladene E-Mails und lokale Ordner in einem Zweig, der Cache von IMAP-Konten in einem anderen. Die Nachrichten werden in Dateien ohne Endung im mbox-Format gespeichert, wobei ein kompletter Ordner jeweils einer Datei entspricht. Daneben liegt eine Datei mit der Endung .msf, die lediglich als Suchindex dient. Dieser Index kann bedenkenlos gelöscht werden, da Thunderbird ihn neu erstellt. Entscheidend ist die mbox-Datei.
Eine Regel gilt für beide Programme: Kopieren Sie eine Datendatei oder ein Profil niemals, während das E-Mail-Programm läuft. Schließen Sie es, warten Sie, bis der Prozess beendet ist, und beginnen Sie erst dann mit dem Kopieren.
Wiederherstellung im E-Mail-Programm – der günstigste und einzige risikofreie Schritt
Outlook. Prüfen Sie zunächst den Ordner „Gelöschte Elemente“. Ist die Nachricht dort nicht vorhanden, folgt der Ordner Wiederherstellbare Elemente: Wählen Sie im Ordner „Gelöschte Elemente“ die Option Aus diesem Ordner gelöschte Elemente wiederherstellen, markieren Sie die Nachrichten und bestätigen Sie die Wiederherstellung. Dies funktioniert bei Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten, weil der Server die Elemente noch eine gewisse Zeit aufbewahrt, nachdem sie aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ entfernt wurden.
Thunderbird. Eine gelöschte Nachricht wird in den Papierkorb verschoben – sofern sie nicht bei gedrückter Umschalttaste gelöscht wurde. Entscheidend ist jedoch etwas anderes: Solange die Ordner nicht komprimiert wurden, bleiben gelöschte Nachrichten in der mbox-Datei lediglich als gelöscht markiert und sind physisch weiterhin vorhanden. Erst beim Komprimieren wird der Speicherplatz tatsächlich freigegeben. Komprimieren Sie daher keine Ordner und leeren Sie den Papierkorb nicht, solange Sie nicht sicher sind, dass alle benötigten Nachrichten wiederhergestellt wurden.
Beschädigte PST-Datei: das Werkzeug scanpst
Für beschädigte Outlook-Datendateien gibt es das integrierte Tool zum Reparieren des Posteingangs, SCANPST.EXE. Laut Microsoft-Dokumentation befindet es sich bei Outlook 2016 und 2019 üblicherweise in folgendem Verzeichnis:
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16Das Werkzeug überprüft die Datei und bietet bei gefundenen Fehlern eine Reparatur an. Achten Sie zuvor jedoch auf drei Punkte:
- Legen Sie eine eigene separate Kopie der
.pst-Datei an. Das Werkzeug erstellt während der Reparatur zwar eine Sicherungsdatei, doch bei der einzigen vorhandenen Kopie eines Postfachs sollten Sie sich nicht auf eine einzige automatische Sicherung verlassen. - Scanpst repariert die Struktur, stellt aber keine Inhalte wieder her. Eine bereits überschriebene Nachricht kann das Werkzeug nicht zurückholen. Es ist für Dateien gedacht, die sich nicht öffnen lassen oder beim Öffnen Fehler melden.
- Führen Sie es niemals für eine Datei auf einem ausfallenden Laufwerk aus. Das Werkzeug schreibt in die Datei – und Schreibzugriffe auf ein defektes Medium müssen bei einer Datenrettung unbedingt vermieden werden.
Eine .ost-Datei wird nicht repariert. Bei einem Exchange-Konto können Sie sie direkt löschen. Outlook erstellt sie beim nächsten Start neu und lädt den Inhalt wieder vom Server herunter. Das ist schneller und sicherer als jeder Versuch, den Cache zu reparieren.
Wann nicht mehr die E-Mails, sondern das Laufwerk das Problem ist
Das erkennen Sie an Symptomen, die nicht einzelne Nachrichten, sondern die Datei als Ganzes betreffen:
- Outlook bleibt beim Öffnen des Profils hängen oder meldet, dass die Datei nicht geöffnet werden kann.
- Das Kopieren der
.pst-Datei oder des Thunderbird-Profils stoppt immer an derselben Stelle und meldet einen Lesefehler. - Das System meldet CRC-Fehler oder das Laufwerk trennt während der Arbeit die Verbindung.
- Die Datei hat eine unplausible Größe oder das gesamte Profilverzeichnis ist verschwunden.
- Der Computer ist langsamer geworden, gibt klickende Geräusche von sich oder startet während der Arbeit mit E-Mails neu.
In diesem Fall sollten Sie weder scanpst noch Wiederherstellungsprogramme weiter ausführen und nicht mehr mit dem betroffenen Laufwerk arbeiten. Weitere Leseversuche können den Zustand des Mediums verschlechtern; Schreibzugriffe können auch jene Daten zerstören, die noch lesbar wären. Das Vorgehen entspricht dem bei jedem anderen Löschen oder Verlust von Dateien. Die Logik der ersten Schritte wird im Artikel über gelöschte Dateien unter Windows erläutert. Der richtige nächste Schritt besteht darin, eine sektorweise Kopie des Laufwerks anzufertigen und mit dieser zu arbeiten, statt das Original zu reparieren.
Entscheidungstabelle
| Situation | Wo noch eine Kopie vorhanden sein könnte | Erster Schritt | Was Sie nicht tun sollten |
|---|---|---|---|
| Bei IMAP oder Exchange fehlen Nachrichten | Server, Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ | Elemente vom Server wiederherstellen | Konto aus dem E-Mail-Programm löschen |
| Leeres Postfach bei einem POP-Konto | Nur in der lokalen .pst-Datei | Datei sichern und erst danach weitere Schritte unternehmen | Konto erneut in einem neuen Profil hinzufügen |
| PST lässt sich nicht öffnen, Laufwerk ist fehlerfrei | Ursprüngliche Datei | Separate Kopie anlegen, dann scanpst ausführen | Scanpst auf der einzigen Kopie ausführen |
| PST liegt auf einem ausfallenden Laufwerk | Ursprüngliche Datei | Laufwerk trennen und sektorweise kopieren | Scanpst, CHKDSK oder Wiederherstellungsprogramme ausführen |
| Gelöschte Nachrichten in Thunderbird | Papierkorb und mbox-Datei vor der Komprimierung | Papierkorb durchsuchen | Ordner komprimieren |
| Gesamtes Thunderbird-Profil verschwunden | Laufwerk oder gegebenenfalls Sicherung | Zustand des Laufwerks ermitteln | Neues Profil auf demselben Laufwerk erstellen |
So machen Sie es sich beim nächsten Mal leichter
- Kennen Sie Ihren Kontotyp. Bei einem POP-Konto ist die lokale Datei die einzige Kopie und gehört ebenso in die Datensicherung wie die Buchhaltung.
- Sichern Sie die Datendatei, statt nur einige Ordner zu exportieren. Bei Outlook wird die
.pst-Datei als Datei gesichert, bei Thunderbird der gesamte Profilordner – in beiden Fällen bei geschlossenem E-Mail-Programm. - Verlassen Sie sich bei Microsoft 365-Postfächern nicht darauf, dass der Anbieter sie für Sie sichert. Aufbewahrungsrichtlinien und Datensicherungen sind zwei verschiedene Dinge.
- Bewahren Sie ein Archiv nicht nur in einer einzigen Datei auf einem einzigen Laufwerk auf. Jahrelange Kommunikation in einer einzelnen
.pst-Datei auf einem einzigen Notebook ist ein klassischer Fall, mit dem sich Betroffene an uns wenden.
Stellt sich heraus, dass das Problem unterhalb des E-Mail-Programms liegt – also beim Laufwerk und nicht bei den E-Mails –, lassen Sie den Computer ausgeschaltet und schreiben Sie uns oder rufen Sie uns unter 775 556 063 an. Diagnose und Wiederherstellung führen wir in unserem eigenen Labor in Brno durch. Wann es sinnvoll ist, das Medium persönlich vorbeizubringen, wird gesondert erläutert. Einen Preisrahmen je nach Defektart finden Sie in unserer Preisliste für Datenrettungen und eine Übersicht auf der Seite Datenrettung.
Häufig gestellte Fragen
Wo finde ich die PST-Datei mit meinen Outlook-E-Mails?
Der Standardspeicherort lautet C:\Users\<Benutzername>\Dokumente\Outlook Files\, kann jedoch je nach Outlook- und Windows-Version abweichen. Eine verlässliche Auskunft gibt Outlook selbst: Datei → Kontoeinstellungen → Datendateien → Dateispeicherort öffnen. Beachten Sie, dass Windows die Dateiendungen .pst und .ost häufig ausblendet.
Kann ich die OST-Datei löschen, wenn Outlook sich ungewöhnlich verhält?
Bei Exchange-Konten ja. Outlook erstellt sie beim nächsten Start neu und lädt den Inhalt wieder vom Server herunter. Das gilt jedoch nicht für E-Mails, die sich nicht auf dem Server befinden, beispielsweise bei einem POP-Konto. Dort gibt es keine Serverkopie.
Wozu dient scanpst, und ist es sicher?
SCANPST.EXE ist das integrierte Tool zum Reparieren des Posteingangs. Es überprüft und repariert die Struktur von Outlook-Datendateien. Da es in die Datei schreibt, sollten Sie vor der Ausführung immer eine eigene Kopie anlegen. Auf einem ausfallenden Laufwerk darf es keinesfalls ausgeführt werden.
Meine älteren E-Mails sind verschwunden, obwohl ich nichts gelöscht habe. Wo sind sie?
Meist wurden sie durch die Archivierung oder AutoArchivierung in eine separate Datendatei verschoben. Möglicherweise verschiebt auch eine Regel die Nachrichten in einen anderen Ordner. Überprüfen Sie den Ordner „Archiv“, die Liste der eingebundenen Datendateien und die eingerichteten Regeln.
Warum wurden meine alten E-Mails nach einer Neuinstallation des Systems nicht heruntergeladen?
Bei IMAP und Exchange werden sie vom Server heruntergeladen. Bei einem POP-Konto befinden sich jedoch keine Nachrichten mehr auf dem Server; die E-Mails sind in der ursprünglichen .pst-Datei auf dem alten Laufwerk verblieben. Diese Datei muss gefunden und eingebunden werden. Das Konto einfach erneut einzurichten und auf das Beste zu hoffen, hilft nicht.
Wann gehört ein verschwundenes Postfach in ein Datenrettungslabor?
Sobald sich die Datendatei nicht kopieren lässt, das System Lesefehler meldet, das Laufwerk die Verbindung verliert oder ungewöhnliche Geräusche von sich gibt. Arbeiten Sie dann nicht weiter mit dem Laufwerk. Die Wiederherstellung erfolgt anschließend von einer sektorweisen Kopie und nicht vom Original.
Quellen
- Microsoft: Suchen und Übertragen von Outlook-Datendateien von einem Computer auf einen anderen
- Microsoft: Reparieren von Outlook-Datendateien (.pst und .ost)
- Microsoft: Wiederherstellen gelöschter Elemente in Outlook
- Microsoft: Posteingang mit Relevanz in Outlook
- Microsoft: Archivieren in Outlook für Windows
- Microsoft: Automatisches Archivieren älterer Elemente
- Microsoft Learn: POP3 und IMAP4 in Exchange Server
Wo Sie uns finden
ITHOPE ist eine Firma aus Brno, Tschechien: wir machen Datenrettung von Festplatten, RAID und NAS, PC- und Notebook-Service und IT für Unternehmen, alles im eigenen Labor in der Viniční 3587/216, 615 00 Brno.
Telefon +420 775 556 063 (rund um die Uhr). Das Gerät können Sie persönlich bringen oder per Kurier schicken (Zásilkovna, PPL).