KI-Verordnung 2026: was heute gilt, was verschoben wurde und was Sie seit Februar 2025 haben müssen

Die kurze Antwort: Die Juli-Novelle der KI-Verordnung hat den Zeitpunkt verschoben, ab dem die Regeln für Hochrisikosysteme anwendbar sind – bei Anhang III auf den 2. 12. 2027, bei Anhang I auf den 2. 8. 2028. Die Pflicht, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz nach Artikel 4 zu ergreifen, wurde nicht verschoben und gilt seit dem 2. 2. 2025. Sie betrifft nicht nur Technologieunternehmen: Sie trifft Anbieter und alle Unternehmen, deren Mitarbeitende KI-Systeme bei der Arbeit nutzen. Die Verordnung verlangt von Ihnen weder ein Zertifikat noch ein bestimmtes Dokument – sie verlangt Maßnahmen, die auf die Rollen und den Nutzungskontext zugeschnitten sind. Regeln für Daten, die Kontrolle der Ergebnisse und rollenbezogene Schulungen sind unser empfohlener praktischer Rahmen, um solche Maßnahmen zu fassen und zu belegen.

Die Verordnung (EU) 2024/1689, üblicherweise AI Act genannt, ist am 1. 8. 2024 in Kraft getreten, und ihre Pflichten greifen schrittweise. Im Juli 2026 hat sich der Zeitplan geändert – ein Teil der Fristen wurde um ein bis zwei Jahre verschoben. In den Unternehmen wurde diese Nachricht übersetzt als „also bis 2027 Ruhe“. Das ist ein Irrtum, den man auseinandernehmen sollte, denn die Maßnahmen zur KI-Kompetenz haben sich nicht um einen einzigen Tag verschoben.

Dieser Text beschreibt den Stand zum 31. 7. 2026.

Was im Juli 2026 verschoben wurde und was nicht

Die Verschiebung brachte die Verordnung (EU) 2026/1744, die die Europäische Kommission im November 2025 als Teil des „digitalen Omnibus“ vorgelegt hat. Sie ist am 27. 7. 2026 in Kraft getreten und hat neben den Fristen auch den Wortlaut von Artikel 4 angepasst.

Die Verschiebung betrifft also nicht die gesamte KI-Verordnung. Sie hat Artikel 4 nicht berührt, sie hat die Verbote nach Artikel 5 nicht berührt (etwa Social Scoring oder das Ableiten von Emotionen am Arbeitsplatz) und sie hat erst recht keinen Einfluss auf Vorschriften, die unabhängig vom AI Act gelten – DSGVO, Arbeitsrecht, Schutz von Geschäftsgeheimnissen und vertragliche Verpflichtungen gegenüber Kunden.

Die letzte Gruppe ist in der Praxis die teuerste. Wenn eine Mitarbeiterin eine Kundenliste in einen öffentlichen KI-Dienst einfügt, muss man auf den AI Act nicht warten – die DSGVO hat einen Sanktionsrahmen von 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes und gilt seit 2018.

Betrifft Artikel 4 auch ein Unternehmen mit fünf Personen

Ja. Die KI-Verordnung unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße, sondern nach Rolle. Die meisten gewöhnlichen Unternehmen sind „Betreiber“ eines KI-Systems (deployer) – also derjenige, der ein fremdes Werkzeug bei seiner Tätigkeit einsetzt. Ein Steuerbüro, ein Onlineshop, ein Planungsbüro und ein Servicebetrieb fallen in dieselbe Kategorie wie ein Konzern.

Artikel 4 zielt zudem nicht nur auf die Stammbelegschaft. Er spricht von Personal und anderen Personen, die sich in ihrem Namen mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befassen – also auch von Externen, Aushilfen und Lieferanten, die in Ihrem Namen arbeiten.

Die Pflicht entsteht typischerweise, wenn Menschen KI nutzen für:

• das Schreiben von Angeboten, Vertragsunterlagen und Marketingtexten,
• Übersetzungen und Zusammenfassungen von Dokumenten,
• die Analyse von Tabellen und Kundendaten,
• Antworten an Kunden und die Mitschrift von Besprechungen,
• das Sichten von Lebensläufen,
• die Erzeugung von Quellcode.

Die Europäische Kommission führt in ihren auslegenden Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz aus dem Frühjahr 2025 ausdrücklich aus, dass Artikel 4 auch ein Unternehmen trifft, dessen Mitarbeitende generative KI etwa zur Erstellung eines Werbetextes oder einer Übersetzung nutzen. Die menschliche Kontrolle am Ende befreit Sie nicht von der Pflicht – der kontrollierende Mensch muss wissen, was genau er prüfen soll und woran.

Dieser Artikel konzentriert sich im Weiteren auf den Zeitplan und die Auswirkungen der Juli-Novelle. Ein eigenes praktisches Vorgehen, wie Sie die Maßnahmen beschreiben und dokumentieren, finden Sie im Artikel KI-Kompetenz nach Artikel 4 des AI Act in der Praxis.

Was Artikel 4 von Ihnen verlangt: Maßnahmen, kein Zertifikat

Die KI-Verordnung schreibt weder eine einheitliche Schulung noch einen Abschlusstest oder ein Zertifikat vor. Sie schreibt auch keine Stundenzahl vor. Nach der Juli-Novelle verlangt Artikel 4 Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz unter Berücksichtigung der Kenntnisse, Erfahrungen, Ausbildung und Schulung der Menschen sowie des Nutzungskontexts. Ausdrücklich verlangt er dabei nicht, dass ein Unternehmen ein bestimmtes oder „ausreichendes“ Niveau der KI-Kompetenz jeder einzelnen Person garantiert.

Das ist eine bewusst weiche Formulierung. Die Verordnung legt weder die Form des Nachweises noch bestimmte Dokumente fest – die folgende Liste ist deshalb keine Aufzählung gesetzlicher Erfordernisse, sondern ein empfohlener praktischer Rahmen, mit dem sich die ergriffenen Maßnahmen beschreiben, pflegen und im Bedarfsfall belegen lassen. Ihr Sinn ist es, ein System zu zeigen, nicht das Wissen einer einzelnen Person:

1. Eine Liste der genutzten KI-Werkzeuge. Name, Zweck, wer es nutzt, welche Daten hineinfließen, wer dafür verantwortlich ist.
2. Regeln für die Eingabe von Daten. Eine Mitarbeiterin muss vorher wissen, ob sie personenbezogene Daten, einen Vertrag, eine nicht öffentliche Preisliste, Quellcode oder Gesundheitsunterlagen eingeben darf. Sie darf das nicht erst in dem Moment klären, in dem das Chatfenster offen ist.
3. Regeln für die Kontrolle der Ergebnisse. Welche Texte, Berechnungen und Entscheidungen vor der Verwendung durch einen Menschen gehen müssen und woran genau sie geprüft werden.
4. Schulung nach Rollen. Marketing, Personalwesen, Technik und Geschäftsführung haben es mit unterschiedlichen Risiken zu tun. Ein gemeinsames Webinar für alle ist ein Anfang, kein Ziel.
5. Aufzeichnung. Inhalt der Schulung, Teilnehmerliste, interne Anweisung, Datum der letzten Aktualisierung.
6. Vorgehen bei einem Vorfall. Wem werden ein Datenabfluss, ein fehlerhaftes Ergebnis oder die Nutzung eines nicht freigegebenen Werkzeugs gemeldet.

Keines dieser Dokumente ist eine Pflichtanforderung des AI Act, und keines garantiert für sich genommen die Konformität. Zusammen zeigen sie aber etwas anderes als den Hinweis „nutzen Sie KI vorsichtig“ in einer E-Mail vom vergangenen Jahr. Die Kommission führt zudem im Rahmen des AI Pact ein öffentliches Repositorium mit Praktiken zur KI-Kompetenz – das ist brauchbare Inspiration, keine Norm.

Was ein Mitarbeiter nach der Schulung tatsächlich können soll

KI-Kompetenz ist kein Kurs im Schreiben effektvoller Prompts. Sie ist das Wissen um das konkrete Risiko eines konkreten Werkzeugs. Drei Beispiele, die sich Menschen besser merken als Definitionen:

Das Modell erfindet Dinge, und zwar selbstbewusst. Im Verfahren Mata v. Avianca (New York, 2023) reichten Anwälte beim Gericht einen Schriftsatz mit Zitaten aus Urteilen ein, die ChatGPT erzeugt hatte und die es nicht gab. Das Gericht verhängte gegen sie eine Strafe von 5.000 Dollar. Zahlen, Zitate und rechtliche Aussagen zu überprüfen, ist keine Formalität – eine Halluzination sieht genauso vertrauenswürdig aus wie die Wahrheit.

Für die Aussage eines Chatbots haftet das Unternehmen. Im Fall Moffatt v. Air Canada (2024) gab der Chatbot der Fluggesellschaft einem Kunden eine falsche Auskunft über einen Rabatt. Die Fluggesellschaft argumentierte, der Chatbot sei eine eigenständige Entität, die für ihre eigenen Äußerungen verantwortlich sei. Das Tribunal wies das zurück und sprach den Ersatz zu.

Deepfakes sind längst keine Theorie mehr. Im Jahr 2024 überwies ein Mitarbeiter der Hongkonger Niederlassung des Ingenieurbüros Arup rund 25 Millionen Dollar nach einer Videokonferenz, in der Deepfake-Kollegen einschließlich des „Finanzvorstands“ saßen. Zu einer Schulung gehört deshalb auch, dass Video und Stimme kein Identitätsnachweis mehr sind und dass ein Zahlungsprozess eine Bestätigung über einen zweiten Kanal braucht.

Dazu kommt der langweiligere, aber ebenso wichtige Teil – die Einrichtung der Werkzeuge:

• ChatGPT im persönlichen Arbeitsbereich (Free, Plus und Pro) kann neue Unterhaltungen zur Verbesserung der Modelle verwenden, solange die Nutzerin die Option „Improve the model for everyone“ nicht abschaltet. Bei Business, Enterprise, Edu und der API werden Eingaben und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training verwendet. Ein Mitarbeiter mit eigenem privatem Konto ist für das Unternehmen ein schwer steuerbarer Kanal: Es gibt keine zentrale Kontoeinstellung, keine Prüfspur und keine Gewissheit, dass die Person die Datenoptionen richtig gesetzt hat.
• Microsoft 365 Copilot hält die Daten innerhalb des Tenants, macht der Nutzerin aber alles zugänglich, wofür sie eine Berechtigung hat. Das typische Problem bei der Einführung ist deshalb nicht das Modell, sondern die über Jahre angehäufte übermäßige Freigabe in SharePoint – Copilot macht sie binnen einer Woche sichtbar. Vor die Einführung gehört eine Prüfung der Berechtigungen, nicht eine Schulung.
• Ein kostenpflichtiger Tarif ist keine Erlaubnis. Viele setzen automatisch „wir zahlen dafür“ mit „wir dürfen dort alles hineingeben“ gleich. Samsung hat 2023 generative KI auf Firmengeräten verboten, nachdem Mitarbeitende internen Quellcode in ChatGPT eingefügt hatten.
• Die Herkunft eines Werkzeugs hat Gewicht. Die tschechische Cybersicherheitsbehörde NÚKIB hat 2025 eine Warnung vor DeepSeek-Werkzeugen herausgegeben; was daraus für tschechische Unternehmen folgt, behandeln wir im Artikel NÚKIB warnt vor DeepSeek. Bei Aufgaben, die Ihr Netz überhaupt nicht verlassen sollen, ist die lokale Installation die Lösung – siehe KI ohne Cloud.

Woran Sie erkennen, dass Sie ein Hochrisikosystem haben

Entscheidend ist weder die Marke noch der Umstand, dass der Anbieter im Inneren ein großes Sprachmodell einsetzt. Entscheidend sind der Zweck und die Art des Einsatzes. Der Entwurf einer E-Mail in Copilot wird nicht hochriskant sein. Dieselbe Technologie, eingesetzt zur Bewertung von Bewerberinnen und Bewerbern, kann bereits unter Anhang III fallen.

Werden Sie aufmerksam, wenn KI:

• Bewerber auswählt, sortiert oder aussortiert,
• die Arbeitsleistung bewertet, Aufgaben zuweist oder die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses beeinflusst,
• über den Zugang zu Bildung oder zu einer wesentlichen Dienstleistung entscheidet,
• mit Biometrie arbeitet,
• ein Sicherheitsbauteil eines regulierten Produkts ist.

Dass dies keine akademische Sorge ist, hat Amazon gezeigt: Laut einer Reportage der Agentur Reuters aus dem Jahr 2018 hat ein internes Werkzeug zum Sichten von Lebensläufen systematisch Lebensläufe mit dem Wort „women’s“ benachteiligt, weil es an zehn Jahre alten Daten aus einer Branche gelernt hatte, in der überwiegend Männer eingestellt wurden. Das Werkzeug landete im Papierkorb. Genau diesen Systemtyp beschreibt Anhang III.

Die Verschiebung auf die Jahre 2027 und 2028 ist Zeit zur Vorbereitung, keine Bestätigung, dass Sie ein solches System vorerst ohne Regeln einsetzen dürfen. Diskriminierende Wirkung behandeln das Antidiskriminierungsrecht und das Arbeitsrecht schon heute.

Was die Vorbereitung kostet und was Sie beim Anbieter prüfen sollten

Das Gesetz legt weder eine Mindestdauer noch einen Preis für eine Schulung fest. Die Kosten richten sich nach der Zahl der Arbeitsrollen und dem Risiko der Nutzung, nicht nach der Zahl der Köpfe – ein Unternehmen mit zwanzig Personen und drei Arten der Arbeit mit KI ist ein günstigerer Fall als ein Unternehmen mit acht Personen, das zugleich Recruiting, Marketing und Entwicklung betreibt.

Als Arbeitsrahmen (kein gesetzliches Minimum) ergibt bei einem kleinen Unternehmen ein gemeinsamer Block im Umfang von 2–4 Stunden Sinn, dazu ein kürzerer Anschlussteil für die Rollen, die mit personenbezogenen Daten, Kunden, Recruiting oder automatisierten Entscheidungen arbeiten.

Fragen Sie vor der Bestellung, ob im Preis enthalten ist:

• eine Analyse der Werkzeuge, die das Unternehmen wirklich nutzt (einschließlich der nicht freigegebenen),
• eine Schulung an den eigenen Arbeitssituationen, nicht allgemeine Beispiele,
• Regeln für Daten und die Überprüfung der Ergebnisse in schriftlicher Form,
• Material für neu Hinzukommende,
• eine Aufzeichnung von Inhalt und Teilnahme,
• eine Empfehlung, wann die Schulung zu aktualisieren ist.

Ein allgemeines Webinar ohne Kenntnis Ihrer Umgebung erhöht das Bewusstsein, erzeugt aber keine Regeln, auf die man sich in der Praxis stützen kann. Wenn Sie nicht die Kapazität haben, sich das selbst zusammenzustellen, machen wir das als Dienstleistung – Werkzeugverzeichnis, Regeln und KI-Schulung für Unternehmen an Ihren realen Fällen, mit einer Aufzeichnung, die belegbar ist. Die Finanzierungsmöglichkeiten fasst die Übersicht Fördermittel für KI-Schulungen im Jahr 2026 zusammen.

Was real droht, wenn Sie nichts tun

Hier muss man genau sein, denn darum kursiert viel Panikmache. Der Bußgeldkatalog in Artikel 99 des AI Act legt für einen Verstoß gegen Artikel 4 keinen eigenständigen automatischen Satz in Millionenhöhe fest. Das bedeutet aber nicht, dass es sich um eine freiwillige Empfehlung handelt. Nach den aktuellen auslegenden Fragen und Antworten der Europäischen Kommission können nationale Marktüberwachungsbehörden verhältnismäßige Sanktionen und andere Abhilfemaßnahmen nach nationalem Recht verhängen; die Aufsichts- und Durchsetzungsregeln gelten ab August 2026. Die konkrete tschechische Behörde, das Verfahren und die Sanktion müssen deshalb nach der zum Zeitpunkt der Kontrolle geltenden Regelung überprüft werden.

Das praktische Risiko entsteht aber früher und anderswo:

• eine Mitarbeiterin gibt nicht öffentliche Daten in einen nicht erlaubten Dienst ein – das ist eine Sache der DSGVO und des Geschäftsgeheimnisses, nicht des AI Act,
• das Unternehmen schickt dem Kunden eine erfundene Information und haftet dafür (siehe Air Canada),
• ein KI-Ergebnis wird zur Grundlage einer Personalentscheidung, und das Unternehmen kann sie nicht begründen,
• bei jedem Streit oder jeder Kontrolle ist die Position eines Unternehmens, das nicht geschult hat und keine Regeln hat, deutlich schwächer als die Position eines Unternehmens, das eine datierte interne Anweisung und eine belegbare Teilnahme an einer Schulung vorweisen kann.

Ein Zertifikat mit der Aufschrift „AI Act compliant“ vom Anbieter des Werkzeugs ändert daran nichts. Die Verantwortung für die Art der Nutzung im eigenen Unternehmen lässt sich nicht auf den Hersteller übertragen.

Checkliste für die Inhaberin oder den Inhaber

Das ist keine Aufzählung gesetzlicher Erfordernisse – es ist ein praktisches Vorgehen, um zu verhältnismäßigen Maßnahmen zu gelangen:

• Erfassen Sie die KI-Werkzeuge, die das Unternehmen freigegeben hat.
• Finden Sie heraus, was die Leute ohne Freigabe nutzen – in der Regel unterscheidet sich das.
• Beschreiben Sie zu jedem Werkzeug Zweck, Daten und verantwortliche Person.
• Trennen Sie die gewöhnliche Arbeitsunterstützung von Recruiting, Bewertung von Menschen und weiteren sensiblen Entscheidungen.
• Legen Sie schriftlich fest, was in öffentliche KI-Dienste nicht eingegeben werden darf.
• Schulen Sie die Leute nach Rollen und bewahren Sie Inhalt und Teilnahme auf.
• Prüfen Sie die Berechtigungen in SharePoint und auf gemeinsamen Laufwerken, bevor Sie Copilot freischalten.
• Wiederholen Sie die Prüfung bei der Einführung eines neuen Werkzeugs oder einer Prozessänderung.

Häufige Fragen

Muss jedes Unternehmen eine verpflichtende KI-Schulung haben?

Wenn ein Unternehmen KI-Systeme bereitstellt oder bei seiner Tätigkeit nutzt, muss es verhältnismäßige Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergreifen. Die Verordnung schreibt weder Kursformat noch Dauer oder Abschlussprüfung vor – sie schreibt vor, dass die Maßnahmen den Risiken und dem Nutzungskontext entsprechen müssen.

Betrifft der AI Act auch die Nutzung von ChatGPT oder Copilot?

Ja. Wenn Mitarbeitende das Werkzeug im Namen des Unternehmens nutzen – für Marketing, Übersetzungen, Datenanalyse oder die Kommunikation mit Kunden –, muss das Unternehmen verhältnismäßige Maßnahmen zu ihrer KI-Kompetenz ergreifen. Die konkrete Ausgestaltung, also etwa Regeln für Daten, Kontrolle der Ergebnisse und Schulung nach Rollen, wählt es selbst; die Verordnung schreibt sie nicht vor.

Wurde die Pflicht zur KI-Kompetenz auf das Jahr 2027 verschoben?

Nein. Verschoben wurden ausgewählte Pflichten für Hochrisikosysteme. Artikel 4 gilt seit dem 2. 2. 2025.

Brauchen wir ein Zertifikat oder einen betrieblichen KI-Beauftragten?

Nein. Zur Erfüllung von Artikel 4 verlangt der AI Act weder ein Zertifikat noch eine bestimmte organisatorische Funktion. Das Unternehmen sollte aber belegen können, welche Maßnahmen es wann ergriffen hat.

Ab wann gelten die Regeln für Hochrisiko-KI?

Für die Bereiche nach Anhang III, etwa bestimmte Systeme im Recruiting und in der Beschäftigung, ab dem 2. 12. 2027. Für KI als Sicherheitsbauteil regulierter Produkte nach Anhang I ab dem 2. 8. 2028.

Primärquellen zum aktuellen Zeitplan

• Verordnung (EU) 2024/1689 — AI Act
• Verordnung (EU) 2026/1744 — AI Omnibus
• Europäische Kommission: der AI Omnibus ist in Kraft getreten
• Europäische Kommission: Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz

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