Odpověď hned: Microsoft ručí za to, že služba běží — ne za to, že vám vrátí smazanou poštu. Licence Business Basic, Standard ani Premium žádnou dlouhodobou zálohu samy nezapínají: dostanete koše, historii verzí a okna v řádu 14 až 93 dní, a když vyprší, data jsou pryč. Zálohu si musíte pořídit zvlášť — placený Microsoft 365 Backup, externí službu, nebo vlastní kopii na NAS — a hlavně jednou za čas naostro ověřit, že obnova opravdu funguje.
Microsoft drží službu v chodu. Vaši historii neuchovává
Firemní pošta může jet bez jediného výpadku a přesto z ní zmizí podepsaná smlouva nebo celá schránka člověka, který odešel v květnu. Microsoft řeší odolnost vlastní infrastruktury: replikaci, datacentra, dostupnost. To je něco jiného než vrátit stav před tím, než někdo omylem vysypal složku, než se přihlásil útočník s ukradeným heslem nebo než retenční pravidlo udělalo přesně to, co mu někdo nastavil.
Zkratka „Microsoft žádnou zálohu nenabízí” přitom už neplatí. Nabízí — jmenuje se Microsoft 365 Backup. Jen si ji musíte sami zapnout, vybrat, co se má chránit, a napojit ji na průběžnou fakturaci přes předplatné Azure. Žádná licence Business Basic, Standard ani Premium ji neaktivuje a v ceně za uživatele není.
Správná otázka proto nezní „zálohuje nás Microsoft?”, ale: z jakého data umíme obnovit konkrétní e-mail, celou schránku a knihovnu na SharePointu — a kdo to naposledy vyzkoušel?
Kolik času reálně máte, když si nepřiplatíte
Microsoft 365 má několik záchranných sítí. Není to jedna univerzální „třicetidenní záloha” — jsou to různě dlouhá okna, každé s jinou logikou a jiným postupem. Následující hodnoty platí pro tenant bez holdu a bez retenční politiky:
| Co se ztratilo | Kde to ještě je | Kolik času máte |
|---|---|---|
| Zpráva vyhozená i z Odstraněné pošty | složka Obnovitelné položky (Recoverable Items) | 14 dní; správce může prodloužit nejvýše na 30 (Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30.00:00:00) |
| Celá schránka po smazání účtu | soft-deleted mailbox | 30 dní |
| Soubor v OneDrivu nebo SharePointu | koš uživatele, pak koš správce webu | 93 dní celkem od smazání — druhý koš lhůtu neprodlužuje, jen ji dojíždí |
| Přepsaný nebo zašifrovaný soubor | historie verzí knihovny (výchozí limit 500 verzí) | hromadný návrat „Obnovit tento OneDrive / tuto knihovnu” jde nejvýše 30 dní zpět |
| OneDrive odejitého zaměstnance | osobní web po smazání účtu | výchozí retence 30 dní (Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod), pak dalších 93 dní ve smazaném stavu |
| Zprávy z chatu v Teams | skryté složky ve schránce uživatele | běžnými postupy pro obnovu pošty se nevracejí |
Dvě čísla z té tabulky si lidi pletou nejčastěji: 14 dní patří jednotlivé zprávě, 30 dní celé schránce. Když vám kolegyně po měsíci řekne, že smazala e-mail s objednávkou, je to jiný příběh než „smazal jsem účet a potřebuju ho zpátky”.
A jedna výjimka, která zachránila spoustu firem: pokud na schránce nebo webu leží retenční politika Microsoft Purview, smazaný obsah se místo zahození odloží — u pošty do Obnovitelných položek, u SharePointu do Preservation Hold Library — a drží se po dobu, kterou politika říká. Není to záloha (nedostanete z toho jedním klikem stav z minulého úterý), ale pro dohledání jednoho konkrétního dokumentu je to často jediná zbylá kopie.
Kde malé firmě díra reálně vznikne
| Situace | Co se stane | Slabé místo |
|---|---|---|
| Odchod zaměstnance | Správce smaže účet nebo hned odebere licenci, aby se neplatila. | Bez holdu je schránka pryč za 30 dní. Sdílenou schránku lze provozovat bez licence jen do 50 GB — a protože pořád visí na uživatelském objektu, smazáním účtu zmizí i ona. |
| Ransomware na stanici | Šifrované soubory se přes synchronizaci OneDrivu nahrají do cloudu. | Synchronizace poslušně přenese i škodlivou změnu. Pomůže jen čistá verze, dokud existuje — a každá verze navíc ukrajuje z kapacity tenantu (základ 1 TB plus 10 GB na licencovaného uživatele). |
| Chyba správce | Někdo hromadně smaže poštu, knihovnu nebo celý web. | Každý typ dat má jiné okno i jiný nástroj. Do jednoho tlačítka se to nesloučí. |
| Retenční pravidlo | Purview po nastavené době obsah záměrně odstraní. | Retence řídí životní cyklus dat. Nevytváří kopii, ze které si libovolně vyberete datum. |
| Napadený globální administrátor | Útočník mění účty, politiky a maže data uvnitř tenantu. | Kopie chráněná stejnou identitou jako produkce může padnout spolu s ní. |
| Migrace nebo úklid webů | Web přesunutý či smazaný „protože se nepoužíval”. | 93 dní běží od smazání, ne od chvíle, kdy si toho někdo všimne. |
Retence není záloha a záloha není archiv
Tři různé věci, které se v nabídkách míchají do jedné:
- Koš napravuje čerstvou chybu. Hodiny až dny.
- Retence uchovává nebo maže obsah podle firemního, smluvního či právního pravidla. Její cíl je soulad, ne rychlý návrat do provozu.
- Záloha vytváří body obnovy, ze kterých se dá vrátit stav.
Dlouhá retence může e-mail podržet pro eDiscovery a přitom vám neumožní vrátit celou schránku do stavu z předminulého týdne. A obráceně: záloha nemá bez rozmyslu držet všechno navždy — čím víc dat, tím vyšší cena i právní expozice. Firma proto musí rozhodnout dvě věci odděleně: jak dlouho data smí držet a za jak dlouho je musí dostat zpátky do provozu.
Microsoft 365 Backup: co dostanete za 0,15 USD za GB
Microsoft 365 Backup chrání Exchange Online, OneDrive a SharePoint. Má vlastní roční retenci nezávislou na běžných pravidlech Purview a běží uvnitř tenantu, takže obnova velkého objemu není limitovaná stahováním přes internet — data se nikam nepřenášejí.
Body obnovy nejsou stejně husté pro všechno. U Exchange jsou dostupné po deseti minutách po celý rok. Pro plnou obnovu webu SharePointu nebo celého OneDrivu jsou po deseti minutách v prvních čtrnácti dnech a dál řidší; obnova jednotlivých souborů a složek má vlastní, hrubší zrnitost. Než někomu slíbíte „vrátíme přesně stav z 14:20”, podívejte se, o který z těch tří případů jde.
Cena je 0,15 USD za GB chráněného obsahu měsíčně. Orientačně 500 GB znamená zhruba 75 USD měsíčně, 1 TB kolem 150 USD — před kurzem, daní a prací správce. Účtuje se objem, ne počet zakoupených uživatelských licencí, takže deset lidí s bohatými archivy vyjde dráž než třicet lidí, kteří jen píšou.
Dvě věci si ověřte, než to prohlásíte za vyřešené. Za prvé: chrání se to, co pokrývají pravidla vaší politiky — nový web SharePointu vzniklý příští měsíc do zálohy sám od sebe spadne jen tehdy, když je pravidlo nastavené tak, aby ho pobral. Za druhé: záloha žije ve stejném tenantu pod stejnou správou. Body obnovy jsou neměnné — administrátor je nepřepíše ani je běžným zásahem nesmaže dřív, než jim doběhne retenční doba; co udělat může, je ochranu zastavit, takže od té chvíle žádné nové body nevznikají. Skutečný důvod pro druhou kopii mimo Microsoft tedy není strach, že vám někdo existující body obnovy smaže, ale nezávislost: jiný dodavatel, jiná identita a jiná administrativní doména. Dokud záloha stojí a padá se stejným účtem, stejným tenantem a stejnou smlouvou jako produkce, není to druhá noha, na které se dá stát.
Teams, Planner, Loop: co do rozsahu nespadne
Soubory z kanálů Teams leží na SharePointu týmu, soubory z chatů v OneDrivu odesílatele ve složce Microsoft Teams Chat Files. Ty se zálohují spolu s úložišti. Samotné zprávy z chatu, reakce, členství v týmu, úkoly v Planneru, odpovědi ve Forms nebo obsah v Loopu ale ne. Zprávy z Teams sice fyzicky sedí ve skrytých složkách schránek, jenže obnova schránky je zpátky do Teams nevrátí.
Praktický důsledek pro výběr dodavatele: nabídka musí vyjmenovat konkrétní datové typy, ne jen napsat „zálohujeme Microsoft 365” a přilepit logo.
Microsoft, externí služba, nebo vlastní NAS
| Varianta | Co umí | Co prověřit |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Backup | Rychlá obnova velkého objemu přímo v tenantu, roční retence, žádný přenos dat ven. | Pokrývá Exchange, OneDrive a SharePoint — nic víc. Data i správa zůstávají u Microsoftu, takže to není nezávislá kopie. |
| Externí zálohovací SaaS | Oddělený portál, jiná identita správce, obvykle širší rozsah a delší retence. | Datovou lokalitu, archivy a sdílené schránky, ochranu záloh proti smazání, rychlost hromadné obnovy a export dat po ukončení smlouvy. Ptejte se i na to, jestli služba pod kapotou nejede na Microsoft 365 Backup Storage — pak sdílíte jeho omezení. |
| Vlastní NAS | Kopie fyzicky u vás, bez měsíčního poplatku za objem. | Synology Active Backup for Microsoft 365 (v ceně DSM) i QNAP Boxafe jsou nástroje, ne hotová ochrana. Potřebujete kompatibilní NAS, kapacitu, aktualizace, hlídání úloh a další kopii mimo kancelář. RAID není záloha — srovnání Synology vs. QNAP pro firmu rozebírá, co která platforma v praxi obnáší. |
Nejlevnější rozumná kombinace pro malou firmu bývá jedna vrstva uvnitř Microsoftu (rychlá obnova) plus jedna kopie mimo něj (nezávislost na tenantu a na jedné sadě přihlašovacích údajů).
Kolik to bude stát a jak poznáte dobrou nabídku
Počet zaměstnanců cenu neurčí. Dvacetičlenná firma může mít 100 GB, nebo tři terabajty. Než začnete porovnávat nabídky, nechte změřit aktivní schránky, sdílené schránky, online archivy, OneDrivy, weby SharePointu používané přes Teams a odhad růstu. Bez téhle inventury je jakákoli částka hádání — a hádá se vždycky směrem nahoru, jakmile se objem po půl roce ukáže.
Pokud si tu inventuru nechcete dělat sami, ozvěte se nám: projdeme tenant, sepíšeme objemy a okna obnovy, která dnes reálně máte, a zkusíme naostro vrátit jeden e-mail a jeden soubor. Výstupem je jedna stránka s čísly, se kterou se dá nabídka poměřit.
Dodavatel by měl před podpisem odpovědět na sedm otázek:
- Jaké je RPO — kolik posledních hodin dat můžeme ztratit?
- Jaké je RTO zvlášť pro jednu zprávu, celou schránku a celý tenant?
- Jsou zahrnuté online archivy, sdílené schránky, weby SharePointu a data lidí, kteří už odešli?
- Co s ochranou zmůže náš vlastní globální administrátor — může ji zastavit, zkrátit retenci, nebo dokonce smazat už vytvořené body obnovy?
- Kdo řeší neúspěšnou úlohu a komu chodí alarm — nám, nebo do fronty, na kterou se nikdo nedívá?
- Kdy naposledy proběhla zkušební obnova náhodného e-mailu a souboru a jak dlouho trvala?
- Jak dostaneme data ven po ukončení smlouvy a v jakém formátu?
A jedna otázka navíc, na kterou se zapomíná: externí správce při obnově vidí do firemních dat. Do smlouvy patří mlčenlivost, omezená oprávnění, audit přístupů a zpracovatelská doložka. Účet jednoho technika bez MFA a bez zastupitelnosti je díra i u výborného produktu.
Šest kroků, které zvládnete tento týden
- Sepište, co nesmí zmizet: schránky, archivy, sdílené schránky, OneDrivy a weby SharePointu.
- Zkontrolujte současná okna — nastavení Obnovitelných položek, retenci smazaných OneDrivů, limit historie verzí.
- Zaveďte offboarding v tomhle pořadí: zablokovat přihlášení → odvolat aktivní relace → převést schránku na sdílenou a předat OneDrive → ověřit zálohu → teprve pak odebrat licenci. Uživatelský účet přitom nechte existovat — sdílená schránka je na něj pořád navázaná a jeho smazáním zmizí i ona, s pouhými 30 dny na obnovu. Když účet opravdu musí pryč, uchovejte data předem samostatně (záloha, export, předání obsahu do jiné schránky) a teprve pak mažte. Obrácené pořadí je nejčastější cesta ke ztrátě dat po odchodu člověka.
- Určete dobu uchování, RPO a RTO pro to, co je kritické. Bez těchhle tří čísel nelze nabídku posoudit.
- Zapněte zvolenou zálohu a k ní alarmy na chybu úlohy i na změnu politik.
- Obnovte jeden starší e-mail a jeden soubor. Zapište datum, výsledek a čas. Záloha, kterou nikdo nezkusil vrátit, je jen slib.
Poslední bod dělá rozdíl mezi firmou, která má zálohu, a firmou, která si to myslí. Zabere půl hodiny.
Co s tím má společného zákon a bezpečnostní dotazníky
Nový zákon o kybernetické bezpečnosti č. 264/2025 Sb. je účinný od 1. listopadu 2025, ale ne každá malá firma je automaticky regulovaná — koho se zákon 264/2025 Sb. skutečně týká je samostatná otázka a odpověď bývá překvapivá oběma směry.
Neregulovaným firmám ale často přijde bezpečnostní dotazník od velkého odběratele. Tam odpověď „používáme Microsoft 365” neprojde. Chtějí rozsah zálohy, datum posledního testu obnovy a jméno odpovědné osoby — tedy přesně to, co vznikne, když projdete šest kroků výše.
A pokud vás to zastihne uprostřed incidentu, na zálohy je pozdě přemýšlet: postup na první den má vlastní text, ransomware ve firmě — prvních 24 hodin.
Kdy má smysl volat správce IT
Jednorázové nastavení stačí tam, kde někdo interně sleduje alarmy, kapacitu a odchody lidí. Průběžná správa dává smysl, když se účty a weby mění každý měsíc a firma nechce zjišťovat stav záloh až ve chvíli, kdy je potřebuje — což je přesně jedna z věcí, které pokrývá měsíční správa IT.
U nás to začíná inventurou tenantu a zkouškou obnovy, ne objednávkou licencí. Výstup má odpovědět na pět vět: co se chrání, jak dlouho, za kolik, kdo reaguje na chybu a jak se data předají, kdybychom spolupráci ukončili. Když z toho vyjde, že vám stačí zapnout Microsoft 365 Backup a nastavit dva alarmy, řekneme to.
Časté dotazy
Zálohuje Microsoft 365 Business Premium automaticky e-maily?
Ne v tom smyslu, že by v ceně licence běžela roční záloha. Business Premium obsahuje bezpečnostní funkce a vestavěné možnosti obnovy (koše, historii verzí, Obnovitelné položky), placenou službu Microsoft 365 Backup si ale musíte aktivovat, nastavit a platit zvlášť podle objemu dat.
Jak dlouho lze obnovit smazaný e-mail?
Po odstranění zprávy i ze složky Odstraněná pošta ji Exchange Online drží standardně 14 dní ve složce Obnovitelné položky. Správce může dobu prodloužit nejvýše na 30 dní. Retenční politika nebo hold mohou obsah uchovat déle — ale musí být nastavené předem, zpětně se to zapnout nedá.
Ochrání historie verzí OneDrivu před ransomwarem?
Může pomoct, pokud útok zachytíte včas a čisté verze ještě existují — funkce „Obnovit tento OneDrive” umí vrátit stav až 30 dní zpátky. Není to ale oddělená kopie: škodlivá změna se do cloudu synchronizuje a nafouklá historie verzí ukrajuje z kapacity tenantu. Hromadná obnova napříč desítkami knihoven navíc trvá hodiny.
Stačí zálohovat Microsoft 365 na firemní NAS?
Ano, pokud nástroj skutečně stahuje všechna požadovaná data, úlohy se hlídají, obnovy se testují a existuje ještě jedna kopie mimo kancelář. Samotný RAID nechrání před smazáním, ransomwarem, krádeží ani požárem — je to ochrana proti výpadku disku, nic víc.
Co udělat s daty odcházejícího zaměstnance?
Nejdřív zablokujte přihlášení a odvolejte aktivní relace. Pak předejte OneDrive a poštu, případně převeďte schránku na sdílenou: u té můžete při splnění licenčních podmínek licenci odebrat (do 50 GB a bez online archivu či holdu), ale uživatelský objekt musí zůstat — sdílená schránka na něm pořád visí a smazáním účtu zmizí i ona, s třicetidenním oknem na obnovu. Pokud účet z adresáře opravdu potřebujete odstranit, je to jiná varianta postupu: data předtím uchovejte samostatně — v záloze, exportu nebo předáním obsahu do jiné schránky. Dobu uchování určete podle provozních, smluvních a právních potřeb, ne podle toho, kdy se uvolní licence.