Die kurze Antwort: Das Übertragen eingehender Rechnungen und Kassenbelege in die Buchhaltung gehört heute zu den Tätigkeiten, die sich in kleinen Unternehmen am einfachsten automatisieren lassen. Eine Kombination aus OCR und Sprachmodellen liest gängige digital erstellte Belege zuverlässig aus – Lieferant, Beträge, Mehrwertsteuer, variables Zahlungssymbol und Positionen – und bereitet sie für den Import in das Buchhaltungssystem vor. Die Software sollte jedoch nicht allein entscheiden: Handschrift, schlechte Scans und ungewöhnliche Formate führen weiterhin zu Fehlern. Deshalb gehören zwischen Erfassung und Verbuchung sowohl eine menschliche Kontrolle als auch ein Freigabeprozess. Bei der Einführung geht es nicht um den Kauf einer fertigen „Komplettlösung“, sondern um die Einbindung in den bereits vorhandenen Belegfluss: zentrale Erfassung → Datenextraktion → Validierung → Freigabe → Import in die Buchhaltung.
In den meisten kleinen Unternehmen läuft die Verarbeitung eingehender Belege noch immer ähnlich ab: Rechnungen kommen als PDF per E-Mail, Kassenbelege werden im Portemonnaie gesammelt, andere Unterlagen treffen per Post ein. Irgendwann setzt sich jemand hin und überträgt Lieferanten, Beträge, Fälligkeitstermine und variable Zahlungssymbole von Hand. Anschließend werden Belege durch weitergeleitete E-Mails freigegeben, und am Monatsende beginnt die Suche nach fehlenden Unterlagen.
Dieser Artikel behandelt eine konkrete Frage: Was kann eine Software heute tatsächlich übernehmen, wo liegen ihre Grenzen und wie läuft die Einführung Schritt für Schritt ab? Einen breiteren Überblick über automatisierbare Geschäftsprozesse finden Sie in unserem Artikel über KI-Automatisierung für Unternehmen. Hier betrachten wir den dort an erster Stelle genannten Prozess im Detail.
Manuelle Übertragung und automatische Erfassung: Was ist der Unterschied?
Die manuelle Belegverarbeitung umfasst mehr Schritte, als man zunächst denkt: E-Mail öffnen, PDF speichern, Kopfzeile lesen, Lieferant, IČO, Beträge und Mehrwertsteuersätze in das Buchhaltungssystem übertragen, variables Zahlungssymbol und Fälligkeit abschreiben, den Beleg einordnen, zur Freigabe weiterleiten und das Original archivieren. Jeder Schritt birgt die Gefahr eines Tippfehlers – und ein falsches Zahlungssymbol oder ein fehlerhafter Betrag fällt oft erst beim Zahlungsabgleich oder bei einer Kontrolle auf.
Belegerfassung bedeutet, dass eine Software dieselben Angaben aus dem Dokument ausliest und als strukturierte Daten weitergibt. Technisch besteht sie aus zwei Ebenen:
- OCR (optische Zeichenerkennung) wandelt ein Bild oder PDF in Text um. Das beherrscht Software seit Jahrzehnten. Text allein reicht jedoch nicht, denn daraus geht noch nicht hervor, welche Zahl der Bruttobetrag und welche das variable Zahlungssymbol ist.
- Datenextraktion überführt den Text in eine strukturierte Form: Wer ist der Lieferant, wie lauten IČO und DIČ, welche Nettobeträge und Mehrwertsteuerbeträge gelten je Steuersatz, wie hoch ist der Gesamtbetrag, welche Währung wurde verwendet, wann wurde die Rechnung ausgestellt, wann liegt der DUZP vor, wann ist sie fällig, wie lauten Kontonummer und variables Zahlungssymbol und welche Einzelpositionen enthält sie? Früher waren dafür eigene Vorlagen für jeden Lieferanten erforderlich. Heute können Sprachmodelle diese Aufgabe auch bei erstmals verarbeiteten Rechnungen übernehmen, weil sie den Kontext des Dokuments erfassen und nicht nur die Position eines Feldes auf der Seite.
Eine häufig vergessene dritte Ebene ist die Validierung. Die extrahierten Daten können automatisch geprüft werden, bevor ein Mensch sie sieht: Stimmen die Summen der Nettobeträge und der Mehrwertsteuer mit dem Gesamtbetrag überein? Existiert die IČO im Register ARES und entspricht sie dem Unternehmensnamen? Hat die Kontonummer das richtige Format und stimmt sie mit dem Konto überein, das der Lieferant bei früheren Rechnungen verwendet hat? Gibt es im System bereits einen Beleg mit demselben Lieferanten, Zahlungssymbol und Betrag – handelt es sich also um ein Duplikat? Diese Prüfungen übernimmt keine „künstliche Intelligenz“, sondern gewöhnliche Regeln – und gerade sie erkennen die meisten Probleme.
Was die Automatisierung heute tatsächlich kann
Für die typische Belegverarbeitung eines kleinen Unternehmens ist die Technik bereits weit entwickelt. Folgende Aufgaben funktionieren zuverlässig:
- Digital erstellte PDF-Rechnungen – also der überwiegende Teil der per E-Mail eingehenden Dokumente. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnung aus einem großen ERP-System oder dem Rechnungsdienst eines Selbstständigen stammt.
- ISDOC – das tschechische Format für elektronische Rechnungen. Sendet ein Lieferant eine ISDOC-Datei, muss nichts mehr extrahiert werden: Die Daten liegen bereits strukturiert vor und können direkt importiert werden. Es lohnt sich, Lieferanten aktiv um ISDOC-Dateien zu bitten, denn viele Systeme können sie mit einem Klick erzeugen.
- Erfassung aus E-Mails. Ein Postfach wie rechnungen@firma.cz, an das Lieferanten und Mitarbeitende ihre Belege senden, lässt sich automatisch überwachen. Anhänge werden abgerufen, sortiert und ohne menschliches Eingreifen zur Extraktion weitergeleitet. Dasselbe zentrale Ziel kann auch ein Scanner für Papierbelege verwenden.
- Mit dem Smartphone fotografierte Kassenbelege – mit Einschränkungen, auf die wir im Abschnitt über die Grenzen eingehen. Ein gerader, gut lesbarer und unmittelbar nach dem Einkauf fotografierter Beleg lässt sich gut verarbeiten. Ein zerknitterter Thermobeleg, der einen Monat lang im Portemonnaie lag, ist eine andere Geschichte.
- Vorschläge zur Kontierung. Anhand des Lieferanten und des Beleginhalts kann das System eine Kostenstelle, einen Auftrag oder eine Vorkontierung vorschlagen – basierend darauf, wie ähnliche Belege zuvor verbucht wurden. Es handelt sich um einen Vorschlag, den die Buchhaltung bestätigt.
- Abgleich mit Bestellungen. Wenn das Unternehmen Bestellungen erfasst, kann eine eingehende Rechnung automatisch mit ihnen verglichen werden: Stimmen Lieferant, Positionen und Betrag mit der Bestellung überein? Übereinstimmungen lassen sich schnell freigeben, Abweichungen werden hervorgehoben.
Die praktische Folge: Der Mensch verschwindet nicht aus dem Prozess, aber seine Arbeit verändert sich. Statt Daten abzutippen, prüft er vorbereitete Angaben und entscheidet über Ausnahmen.
Wo die Grenzen liegen und warum ein Mensch erforderlich bleibt
Eine ehrliche Antwort ist ebenso wichtig wie eine begeisterte. Folgende Aufgaben bewältigt die Software heute nicht zuverlässig:
- Handschrift. Handgeschriebene Quittungen, ergänzte Notizen, Durchstreichungen und Stempel über Text. Die Handschrifterkennung wird zwar besser, doch bei Buchungsbelegen, auf denen jede Ziffer verbindlich ist, kann man sich nicht darauf verlassen.
- Schlechte Scans und Fotos. Schräg fotografierte, überbelichtete oder abgeschnittene Kassenbelege, verblasster Thermodruck oder durch eine Folie gescannte Dokumente. OCR erzeugt aus einer schlechten Vorlage ein entsprechend schlechtes Ergebnis – und die Extraktion verarbeitet anschließend selbstbewusst den fehlerhaften Text.
- Ungewöhnliche Formate. Anzahlungsrechnungen in Kombination mit Schlussabrechnungen, berichtigte Steuerbelege, fremdsprachige Rechnungen mit ungewöhnlicher Mehrwertsteuerstruktur oder Belege mit auf einzelne Positionen verteilten Rabatten. Das System kann sie lesen, doch ihre Interpretation erfordert buchhalterisches Urteilsvermögen.
- Absolute Gewissheit. Ein Sprachmodell gibt immer eine Antwort – auch wenn es unsicher ist. Eine seriöse Lösung arbeitet deshalb mit einem Konfidenzwert: Daten, die mit hoher Zuverlässigkeit extrahiert wurden und alle Validierungen bestanden haben, gelangen direkt zur Freigabe. Unsichere Angaben werden hervorgehoben und einem Menschen vorgelegt. Ein System, das nicht sagen kann „Hier bin ich mir nicht sicher“, gehört nicht in die Buchhaltung.
Daraus folgt eine Grundregel, die für jede Automatisierung gilt: Die Software bereitet vor, der Mensch genehmigt, das System verbucht. Ziel ist nicht, die Buchhaltung aus dem Prozess zu entfernen, sondern sie vom Abtippen zu entlasten und ihr die Kontrolle sowie die Bearbeitung von Ausnahmen zu überlassen. Das Prinzip der menschlichen Kontrolle erläutern wir ausführlicher in unserem Artikel darüber, welche Prozesse sich in Unternehmen tatsächlich zu automatisieren lohnen.
So läuft die Einführung Schritt für Schritt ab
Bei der Einführung einer automatischen Belegerfassung wird nicht lediglich ein Programm installiert, sondern der gesamte Belegfluss angepasst. In der Praxis umfasst das sechs Schritte:
- Erfassung des Ist-Zustands. Über welche Wege gelangen Belege ins Unternehmen – per E-Mail, auf Papier, über Lieferantenportale oder durch Kassenbelege von Mitarbeitenden? Wer überträgt sie derzeit, wer gibt sie frei und in welchem System landen sie? Ohne diesen Schritt wird Chaos automatisiert – und automatisiertes Chaos bleibt Chaos, es läuft nur schneller ab.
- Ein zentraler Eingang. Für Belege wird ein zentrales Postfach eingerichtet, über das künftig alles läuft: Lieferanten erhalten die neue Adresse, Papierbelege werden eingescannt und Mitarbeitende laden Fotos ihrer Kassenbelege am selben Ort hoch. Dieser organisatorische Schritt wirkt unscheinbar, entscheidet aber über den Erfolg des gesamten Projekts.
- Extraktion und Validierung. Die eigentliche Datenerfassung und eine Reihe von Prüfungen werden eingerichtet: mathematische Prüfungen von Summen und Mehrwertsteuersätzen, Registerprüfungen der IČO gegen ARES und der Zuverlässigkeit des Mehrwertsteuerzahlers, historische Prüfungen von Kontonummern und üblichen Lieferantenbeträgen sowie eine Duplikatkontrolle. Außerdem wird festgelegt, was automatisch weitergeleitet wird und was zur manuellen Prüfung angehalten werden muss.
- Freigabeprozess. Es wird festgelegt, wer einen Beleg sachlich freigibt – normalerweise die Person, die bestellt hat – und ab welchem Betrag eine zweite Person zustimmen muss. Die Freigabe wird aus weitergeleiteten E-Mails in ein System verlagert, in dem der Status jedes Belegs sichtbar bleibt und eine nachvollziehbare Prüfspur entsteht: Wer hat wann was genehmigt? Für ein kleines Unternehmen genügen einfache Regeln. Wichtig ist, dass sie existieren und nicht umgangen werden können.
- Anbindung an die Buchhaltung. Der freigegebene Beleg wird in das Buchhaltungssystem importiert. Tschechische Systeme wie POHODA, Money oder ABRA bieten Schnittstellen für den automatisierten Import, beispielsweise XML, API oder ISDOC. An dieser Stelle entscheidet sich, ob es sich um eine echte oder nur um eine teilweise Automatisierung handelt: Muss am Ende jemand die ausgegebenen Daten manuell in die Buchhaltung übertragen, geht die Hälfte des Nutzens verloren. Gleichzeitig wird vereinbart, welche Aufgaben bei der Buchhaltung verbleiben – etwa die Prüfung von Vorkontierungen, Abschlussarbeiten und ungewöhnlichen Belegen.
- Pilotphase und Parallelbetrieb. Im ersten Monat läuft der neue Prozess parallel zum bisherigen Verfahren: Die Belege werden automatisch erfasst, aber von der Buchhaltung jeweils mit dem Original verglichen. Fehlerarten werden dokumentiert – betroffene Lieferanten, Formate und Felder. Auf dieser Grundlage werden die Regeln optimiert. Erst danach beschränkt sich die Kontrolle auf unsichere und ungewöhnliche Belege.
Die Einführung besteht stärker aus Integrationsarbeit als aus klassischer „IT-Arbeit“: Postfach, Erfassungsdienst, Freigabe und Buchhaltungssystem müssen so verbunden werden, dass ein Beleg ohne manuelle Übertragung zwischen ihnen weitergegeben wird.
Wann sich die Automatisierung lohnt – und wann noch nicht
Auch ohne erfundene Zahlen lässt sich die Entscheidung anhand einiger ehrlicher Fragen treffen:
| Signal | Bedeutung |
|---|---|
| Eine bestimmte Person überträgt Belege und benötigt dafür regelmäßig einen Teil ihrer Arbeitswoche | Direkter Kandidat – der Aufwand lässt sich aus den eigenen Daten berechnen: Anzahl der Belege × Zeit je Beleg |
| Das Belegvolumen wächst, etwa durch einen Onlineshop, mehr Lieferanten oder mehr Mitarbeitende mit Kassenbelegen | Die Automatisierung skaliert mit dem Volumen, die manuelle Übertragung nicht |
| Fehler beim Zahlungsabgleich, überfällige Rechnungen oder verlorene Belege treten wiederholt auf | Der Nutzen besteht nicht nur in der Zeitersparnis, sondern auch in Ordnung und Nachvollziehbarkeit |
| Freigaben erfolgen durch weitergeleitete E-Mails nach dem Prinzip „Das findet sich später schon irgendwie“ | Ein strukturierter Freigabeprozess schafft auch ohne automatische Datenerfassung einen Mehrwert |
| Es fallen nur wenige Belege pro Monat an | Die automatische Erfassung lohnt sich nicht – ISDOC-Dateien von Lieferanten und ein ordentlich geführtes Postfach reichen aus |
| Für den Prozess gibt es keine Regeln und niemand weiß, wer was freigibt | Zuerst den Prozess vereinbaren, anschließend automatisieren |
Ein weiterer Punkt gehört in die Abwägung: Wohin fließen die Daten? Rechnungen enthalten Informationen über Geschäftsbeziehungen, Preise und personenbezogene Daten. Bei der Auswahl eines Erfassungsdienstes sollte daher geklärt werden, wo die Dokumente verarbeitet werden und welche Daten der Dienst speichert. Bei sensibleren Vorgängen kann eine Verarbeitung unter eigener Kontrolle sinnvoll sein, entweder lokal oder auf der eigenen Infrastruktur. Wie bei jeder anderen Unternehmens-KI ist dies eine Entscheidung zwischen dem Komfort einer Cloud-Lösung und der Kontrolle über die eigenen Daten.
So machen wir es bei ITHOPE
Die Belegerfassung gehört zu den Automatisierungslösungen, die wir bei ITHOPE für Unternehmen umsetzen – neben der Verbindung von Systemen, die nicht miteinander „sprechen“, und KI-Assistenten für Unternehmensdaten. Wir beginnen nicht mit einem Werkzeug, sondern mit einer Darstellung des Belegflusses: Was kommt über welchen Weg herein, wer arbeitet damit und wo treten derzeit Probleme auf? Anschließend bauen wir die Lösung auf den Systemen auf, die das Unternehmen bereits nutzt. Validierungen und menschliche Kontrollen setzen wir dort ein, wo sie erforderlich sind. Eine Pilotphase ermöglicht es jedem Unternehmen, die Lösung zunächst mit eigenen Belegen zu prüfen, bevor es sich auf die Automatik verlässt. Die konkrete Gestaltung unserer Dienstleistung beschreiben wir auf der Seite Rechnungsautomatisierung. Wenn Sie besprechen möchten, wie eine solche Lösung in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, nehmen Sie Kontakt mit uns auf – für ein erstes Gespräch genügt die Angabe, wie viele Belege Sie monatlich bearbeiten und welches Buchhaltungssystem Sie verwenden.
Häufig gestellte Fragen
Kann das System auch Rechnungen eines Lieferanten erfassen, den es zum ersten Mal sieht?
Bei digital erstellten Rechnungen in der Regel ja. Eine auf Sprachmodellen basierende Extraktion benötigt keine vorab erstellte Vorlage für jeden Lieferanten. Die ersten Belege eines neuen Lieferanten sollten dennoch manuell geprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Felder richtig gelesen werden.
Ersetzt die Automatisierung die Buchhaltung?
Nein. Die Automatisierung übernimmt die Datenübertragung und routinemäßige Prüfungen. Die Buchhaltung bleibt für die korrekte Verbuchung, Ausnahmen, ungewöhnliche Belege und Abschlüsse verantwortlich. In der Praxis verlagert sich ihre Arbeit vom Eingeben zum Entscheiden.
Was geschieht mit Papierbelegen und Kassenbons?
Papierbelege werden gescannt und an dieselbe zentrale Stelle übermittelt wie E-Mail-Anhänge. Kassenbons werden mit dem Smartphone fotografiert – idealerweise sofort, solange sie gut lesbar sind. Unleserliche und handgeschriebene Belege müssen weiterhin manuell verarbeitet werden. Das System soll sie kennzeichnen und nicht unbemerkt Vermutungen anstellen.
Müssen wir dafür unsere Buchhaltungssoftware wechseln?
Meistens nicht. Gängige tschechische Systeme unterstützen den automatisierten Import von Belegen über XML, API oder ISDOC. Die Erfassung kann deshalb an die bereits verwendete Software angebunden werden. Ein Wechsel ist nur sinnvoll, wenn das bestehende System überhaupt keine Schnittstelle bietet.
Wie lange dauert es, bis man sich auf die Automatisierung verlassen kann?
Eine vernünftige Einführung umfasst eine Pilotphase, in der jeder erfasste Beleg mit dem Original verglichen und die Regeln anhand der tatsächlichen Lieferanten des Unternehmens optimiert werden. Erst wenn die Fehlerquote bei den eigenen Belegen auf ein akzeptables Niveau gesunken ist, wird die Kontrolle auf unsichere Fälle beschränkt. Sich bereits vom ersten Tag an vollständig auf das System zu verlassen, wäre ein Fehler.